A previsibilidade de caixa é um dos pilares para o funcionamento saudável de uma escola. Com uma boa gestão financeira, é possível garantir que o foco esteja sempre no que mais importa: educar. Apesar disso, entendemos que alguns desafios podem surgir no caminho, como alunos com a mensalidade escolar atrasada. 

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Diante de uma situação como essa, é comum ter dúvidas sobre como cobrar mensalidades atrasadas sem afetar o bom relacionamento com as famílias. Essa também é a sua dúvida? Então continue a leitura! Preparamos este artigo com dicas que vão te ajudar a administrar o problema.

Como cobrar mensalidades atrasadas?

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1 - Tenha um setor responsável pelas cobranças 

É muito importante que a sua instituição de ensino tenha um setor responsável pela gestão financeira escolar. A cobrança não deve nunca ser feita por pessoas que fazem parte do dia a dia dos estudantes e das famílias. Essa é uma forma de evitar constrangimentos. 

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Esse setor pode ser responsável por comunicar para os responsáveis todas as questões referentes ao financeiro da escola, como reajustes de mensalidade ou cobrança de mensalidade. Assim, você garante uma comunicação assertiva sem se envolver pessoalmente com o assunto. 

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No caso das escolas parceiras do isaac, nós somos responsáveis por essa função. Como somos uma plataforma de gestão financeira escolar, realizamos todo o trabalho burocrático de cobrança e gerenciamento da inadimplência. 

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2 - Informe as consequências no atraso da mensalidade

Quais são as consequências do atraso da mensalidade para a sua escola? Os familiares devem estar cientes disso logo nos primeiros contatos com a instituição, não apenas quando atrasam a mensalidade.

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É importante que compreendam o que a inadimplência causa para a escola e, consequentemente, para o desenvolvimento do aluno, afinal, as mensalidades atrasadas afetam o caixa da instituição, o que pode impactar no investimento em estrutura e tecnologia, por exemplo.

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3 - Tenha um protocolo para cobrar os atrasos 

O setor responsável pelas cobranças deve criar um passo a passo a ser seguido para fazer a cobrança de mensalidades atrasadas, assim o processo fica otimizado e organizado. 

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Elaboramos um procedimento do que pode ser feito nesses casos:

1. Envie um lembrete do pagamento para todos os responsáveis poucos dias antes da data de vencimento; 
2. Após um dia de atraso na mensalidade, entre em contato para verificar o motivo do não pagamento, colocando-se a disposição para encontrar a melhor solução; 
3. Defina um novo prazo de pagamento com os responsáveis; 
4. Envie um novo lembrete de pagamento antes da nova data acordada. 

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Esse atendimento deve ser humanizado e adaptado caso a caso, garantindo sempre a organização e o registro de todas as negociações.

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Uma das soluções o isaac é justamente essa! Nós analisamos caso a caso e oferecemos condições especiais de pagamento e parcelamento. Tudo isso sem afetar a relação das escolas com as famílias. 

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4 - Mantenha uma boa comunicação com as famílias 

Trabalhar a comunicação da sua instituição é importante não apenas em ações de marketing, mas também na relação com as famílias no dia a dia. É esse relacionamento mais próximo com os responsáveis que vai garantir um processo de cobrança de mensalidades atrasadas mais simples. 

Lembre-se que cada família tem suas características e cada mensalidade atrasada tem um motivo, por isso é importante adaptar a comunicação para cada situação. Assim será mais fácil encontrar a melhor solução para essa situação. 

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5 - Adote medidas para evitar mensalidades atrasadas

Como diz o ditado: é melhor prevenir do que remediar! Para evitar a inadimplência na sua escola, você pode investir em medidas como: 

• Disponibilizar mais opções de pagamentos para os responsáveis escolherem aquela que mais se adequa às suas necessidades; 
• Oferecer descontos para as famílias que pagarem a mensalidade antecipada; 
• Domine totalmente suas finanças e pagamentos faltantes para contatar mais rapidamente os responsáveis antes que as mensalidades atrasem de fato; 
• Adote em uma plataforma de gestão escolar, como o isaac, para garantir com excelência o controle da inadimplência.

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6 - Invista em uma plataforma de gestão escolar 

O isaac é o seu principal aliado na cobranças das mensalidades atrasadas! Somos uma plataforma de gestão escolar que, entre tantas soluções, oferece a gestão de inadimplência sem burocracias. 

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Isso quer dizer que apoiamos os responsáveis com as pendências financeiras e oferecemos condições especiais para cada caso.

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E para evitar que as mensalidades atrasem, nosso sistema envia automaticamente as faturas e comunicações de cobrança para as famílias. Assim fica bem mais fácil, né? Tudo isso garante a previsibilidade financeira para você gerenciar a sua instituição de ensino sem preocupações! 

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Outra vantagem é que as cobranças deixam de fazer parte do ambiente escolar e ficam concentradas na plataforma do isaac. Assim, a relação dos responsáveis com a escola se mantém fortalecida!

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