Veja como cobrar mensalidades em atraso e diminuir atrito

Mensalidades em atraso são uma realidade em toda gestão financeira escolar. E nós do isaac sabemos: este é um assunto sensível. Fazer a cobrança é necessário para que a saúde financeira da escola se mantenha, mas se mal feita, o resultado pode afetar negativamente a imagem da instituição ou, mesmo, afastar o aluno e prejudicar o ensino.

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Para que haja garantia de receita e situações delicadas sejam, de fato, evitadas, trazemos algumas dicas para evitar os atrasos, bem como soluções para a cobrança e aspectos legais gerais. Gestor, separe alguns minutos e aproveite a leitura!

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1. A letra da lei

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A lei nº 9.870 indica, em seu artigo sexto, que “o desligamento por inadimplência somente poderá ocorrer ao final do ano letivo” para instituições de ensino fundamental e médio.

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E que, também, “são proibidas a suspensão de provas escolares, a retenção de documentos escolares ou a aplicação de quaisquer outras penalidades pedagógicas por motivo de inadimplemento, sujeitando-se o contratante, no que couber, às sanções legais e administrativas, compatíveis com o Código de Defesa do Consumidor, e com os arts. 177 e 1.092 do Código Civil Brasileiro, caso a inadimplência perdure por mais de noventa dias”.

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Isso quer dizer que a escola deve assegurar a manutenção do aluno, mesmo que inadimplente, bem como oferecer a documentação de transferência a este, quando solicitada, até o final do ano letivo vigente. É garantido, ainda, que não haja constrangimento nas ações. Porém, a escola tem o direito de fazer uma cobrança judicial e/ou se negar a aceitar a rematrícula de um aluno com mensalidades em atraso. Mas quem deseja isso?

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2. Como cobrar?

Converse. O primeiro passo para uma cobrança acertada é compreender a razão da inadimplência. Alguns são os motivos pelos quais famílias e tutores atrasam a mensalidade do aluno e ter em conta “o porquê” é essencial para ajustar a conduta: esquecimentos eventuais; imprevistos; impacto de momentos de crise financeira; incompatibilidade entre as datas de vencimento do salário e da mensalidade e, em casos raros, falta de responsabilidade seja com a gestão financeira familiar ou com a educação da criança ou adolescente são motivos comuns.

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Ao entender o caso de forma privada, amigável e respeitosa - seja qual for a causa -, negocie. Por exemplo, em casos de imprevistos ou crises é possível sugerir que a dívida seja diluída em parcelas nas mensalidades que estão por vir. Para os esquecidos, a instauração de um sistema de lembretes por canais eletrônicos ou via telefone pode ser útil, mas tende a causar fricção se mal aplicado.

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Oferecer mais de um meio de pagamento – boleto; Pix; cartões de débito ou crédito – facilita a jornada, bem como a automação do processo de cobrança via instituições financeiras com datas flexíveis ajuda nos casos onde o recebimento do salário e a data de vencimento da mensalidade não coincidem.

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3. Dicas práticas

Ok, a cobrança é inevitável e a equipe da escola vai precisar realizá-la. Temos um roteiro com algumas dicas para executar essa tarefa:

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• Em primeiro lugar, tenha uma equipe dedicada a cobrar. Manter um mesmo interlocutor oferece segurança e ajuda a reduzir mal-entendidos;

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• Planeje antes de cobrar. Isso implica tanto saber, de forma geral, qual a porcentagem da taxa de inadimplência a ser quitada ou renegociada, bem como compreender o histórico de pagamento de cada família ou responsável financeiro;

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• Antes de realizar uma cobrança tête-à-tête, envie mensagens de lembrete. O conteúdo do texto deve ser o mais amigável possível, mas sem deixar de ser assertivo;

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• ‍Empatia é a chave. Quando o cobrador entrar em contato, deve se colocar no lugar do devedor, assim a conversa tende a ficar mais amistosa e a confiança vai vir naturalmente;

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• Fale de forma clara e natural a fim de ser melhor compreendido;

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• Seja atencioso e saiba ouvir as justificativas e posicione-se como um aliado para ajudar a resolver a questão;

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• Sempre esteja preparado para a conversa, perguntas do responsável legal pela educação da criança ou adolescente não podem ficar sem respostas. Isso inclui estar atento a questões legais e previstas no Código de Defesa do Consumidor;

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• Não tome a tarefa como algo pessoal, aja de forma extremamente profissional e informativa. Resumindo, prepare a inteligência emocional da equipe para saias-justas;

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• Atenha-se ao horário comercial, sempre!

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• Jamais use de constrangimento ou faça ameaças. Já vimos acima que essa prática, inclusive, é contra a lei;

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• Se for o caso, dê dicas de como pagar ou ofereça alternativas para o pagamento, sejam elas referentes a vencimentos, modos ou negociações – que podem incluir descontos e parcelamentos da dívida.

Se, mesmo com todo esse empenho – negociando e reiterando as tentativas de contato, não há acordo, a escola pode – assegurada pela lei – entrar, após 90 dias de atraso, com uma cobrança judicial. Mas será que é possível evitar essa medida extrema?

4. Deixe a cobrança por nossa conta

Sim! A gestão financeira escolar pode ser melhor realizada por quem se dedica somente a ela. Afinal a gente sabe que, você gestor, tem muito mais com que se preocupar, como a qualidade da educação que é oferecida pela sua escola. Por isso, uma parceria com o isaac é ótima solução para ajustar com quadros financeiros.

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A plataforma ajuda em quatro pontos: oferece foco na missão de educar; facilita o ajuste das contas; monitora pagamentos, matrículas e contratos de forma otimizada e dinâmica e, por fim, garante a receita, facilitando a ampliação da escola e a abertura de turmas.

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A garantia de receita, aliás, é dada mês a mês, sem sustos, para que haja previsibilidade de caixa e segurança financeira. Por nossa conta, fica também a centralização do controle digital, com acesso tanto para a escola, quanto para o responsável financeiro, a fim de dispor em um só lugar as informações necessárias. O apoio é realizado por um time disponível em horário estendido, via WhatsApp.  

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Por fim, o isaac estrutura a conciliação de mensalidades de forma eficiente por meio de uma régua de cobranças própria, que flexibiliza os pagamentos para as famílias e tutores. Assim, o time da instituição pode se dedicar integralmente aos temas pedagógicos e ao relacionamento com as famílias.

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Então, vamos juntos? Para saber mais, entre em contato com a gente!

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