A perda de uma matrícula é sempre frustrante para o gestor escolar. São inúmeros pensamentos que passam pela cabeça, como não ter conseguido traduzir os valores da instituição da melhor forma, assim como os benefícios, atendimento e outros fatores.

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E quando prevemos que a matrícula escolar não acontecerá, o emocional tende a falar mais alto e assumimos a figura do vendedor. Fazemos de tudo para mudar o pensamento da família que visitou a escola.

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Mas é aí que você comete seu maior erro.

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Por mais que tenha ficado com a sensação de que poderia ter revertido a matrícula, oferecido algum desconto ou outra ação qualquer só para fechar contrato, você não deve tomar essa atitude.

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Ao invés de gerar reconhecimento porque você tentou ao máximo lutar por aquela família, o que acontece, na verdade, é que você gera uma impressão de que está desesperado por fechar aquele negócio.

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Pode ser que, em um momento difícil, isso até seja a realidade - mas você nunca deve mostrar isso para a família.

Então desistir da matrícula é a solução?

A resposta curta é que… depende. 

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A resposta longa é que você precisa sentir o verdadeiro motivo para aquela família ter desistido da matrícula escolar em sua escola. Normalmente, a razão se dá por duas categorias principais: 

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1 - O ambiente não cumpriu as expectativas geradas

Esse é o motivo mais comum para a família desistir da escola e dentro dessa categoria, existem 1001 possibilidades de expectativas que foram quebradas.

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Você pode ter vendido uma experiência durante a conversa online ou pelo telefone, que na prática não é cumprida; ou então, a família veio com uma interpretação do que seria a sua escola mas na visita presencial, eles perceberam que não era bem isso o que estavam imaginando.

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Em ambos os casos, a expectativa versus realidade falhou. E cabe a você medir se isso é possível reverter, antes que seja tarde demais.

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Se é uma atividade que você comentou que a sua escola possui, mas na realidade, ela ainda não está 100% desenvolvida, vale ser sincero e explicar que ainda é um projeto em construção.

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Agora, a família interpretou que, por algum motivo a sua escola contava com profissionais de apoio que não constam realmente no quadro de funcionários, será que vale a pena arcar com os custos dessa nova demanda para segurar essa matrícula escolar?

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Também é importante entender que, mesmo que as expectativas possam ser corrigidas de forma simples, você como gestor precisa prever essas possibilidades antes mesmo de encerrar a visita porque, caso a família esteja desmotivada ao sair da sua escola, dificilmente ela irá retornar. 

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Ou seja, em outras palavras, você precisa ter o controle da situação e não deve tentar desesperadamente recuperar o contato. Viu só como a análise é importante?

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2 - Aconteceu um imprevisto e você não soube resolver

Se não for pelo motivo anterior, outra alternativa é que pode ter ocorrido algum problema ou imprevisto na experiência com a família. O que é normal porque nem tudo conseguimos prever, mas a forma como reagimos aos imprevistos é o que colabora para o sucesso no relacionamento com a família.

Por exemplo, imagine que a pessoa responsável por apresentar a sua escola para a família em questão, passou muito mal antes e precisou ir ao hospital às pressas, sem conseguir avisar alguém. 

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O que aconteceu com a família? Ela chegou na escola e não tinha ninguém para atender ela e por isso, decidiu ir embora devido a frustração. 

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Pensando nesse exemplo, para que essa situação não aconteça, você pode ter um colaborador de apoio para substituir o responsável pela visita em casos como esse e se, ainda assim, houver alguma demora ou insatisfação, há possibilidade em oferecer algum desconto ou bônus no momento da matrícula escolar. 

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Essas ações ajudam a minimizar o problema, manter a boa imagem da escola e colaboram para que a instituição ainda seja uma das opções da família. 

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Em outras palavras…

É crucial entender que a matrícula escolar é como um relacionamento. Se você conseguiu entender qual foi a falha e resolvê-la antes da situação chegar, parabéns! Você conseguiu contornar a situação e ganhou um namoro, digamos, porque a família se sentirá ouvida e acolhida por você.

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Agora, se você não conseguir resolver com maestria, é o fim desse relacionamento.
‍Busque sempre fazer tudo o que está ao seu alcance e garanta que a família tenha essa visão. Seja sincero, mostre seu esforço, mas não perca tempo implorando por essa matrícula escolar. 

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Isso mostra falta de profissionalismo e, também, dá a entender que você não é uma escola de valor porque, caso contrário, não precisaria estar insistindo por uma única matrícula. 

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Mas e se não tiver problema nenhum?

A experiência da visita na escola foi incrível, tudo correu bem, a família gostou da proposta, mas mesmo assim eles não fecharam. O que fazer então?

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Assim como na experiência ruim, você deve mostrar que ofereceu tudo de melhor da sua escola, mas também, que entende o momento da família e que ficará à disposição caso eles precisem.

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Simples assim. Isso mostra empatia pela família, que se sente ouvida e reforça a ideia de que sua escola estará sempre de portas abertas. Cabe a eles decidirem voltar.

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Agora pensando em tudo o que falamos por aqui, tenho certeza que você levantou alguns pontos sobre a sua gestão escolar que precisam ser melhorados, afinal, estamos em constante aprendizado, não é?

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