Gestão de processos para o início do ano letivo

Cabe ao diretor e equipe administrativa assegurar que os processos internos estejam alinhados com a estratégia, organizados na perspectiva do calendário acadêmico e que se desdobrem nas atividades e providências de média complexidade, como a compra de insumos e materiais,  a distribuição dos materiais e o mapa de salas, a fim de que a administração transcorra com suavidade e foco estratégico, evitando uma rotina de surpresas onde o staff diretivo tem que  “apagar incêndios” a toda hora. 

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Hora de garantir que os três primeiros meses transcorrem dentro do planejado, com todos os processos bem redondos e alto engajamento da equipe. Cada atividade ou etapa de processo precisa ser muito bem feita até que seja absorvida pela cultura, o que exige a aplicação de muita energia de lideranças e controles, mas, se bem feito, entregará um ano letivo tranquilo e com fluidez, deixando de sobra tempo para coisas mais importantes da gestão escolar.

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Um destaque aqui é sugerir os principais conjuntos de processos internos que impactam a vida escolar, para que a direção promova uma revisão sistêmica de todos os conjuntos, buscando identificar gaps de informação ou providências, que não podem ficar para depois. 

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Processos internos que facilitam a rotina escolar

‍Processos pedagógicos:

É importante que a escola possa olhar atentamente para essa principal dimensão do funcionamento da escola pois os processos pedagógicos são a “alma” da escola, garantindo que todos os professores têm conhecimento do PPP, Calendário, plano de ensino submetido à Diretoria de Ensino e possam preparar os planos de aula com consistência e qualidade. Pendências  de documentos e diligências não solucionadas podem se tornar um complicador.  É hora também de revisitar os resultados das avaliações e simulados de 2023, planejar intervenções com turmas e alunos específicos e garantir a formação dos professores e funcionários para o novo ano letivo. Está trocando de sistema ou material didático? Urgente planejar as formações com os times de campo dos fornecedores, garantir os acessos e senhas e reservar um tempo para que os professores e auxiliares possam fazer longos “passeios” nas novas plataformas e materiais didáticos aumentando o conhecimento e a profundidade dessa importante interação didática para a sala de aula. 

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Operações:

A essa altura você já deve estar pensando no cenário de entrada e saída de escola de início de ano. Por mais que as escolas se organizem, esse é sempre um calcanhar de aquiles e se não for bem planejado, será fonte de inquietude e problemas ao longo do ano. Cuide bem disso com o time de linha de frente. Horários das turmas devem ser entregues, com previsibilidade de possível mudança, já na primeira semana de aula. Escolas com refeitório e cantina tem um elemento a mais de complexidade, e se a escola tem estatísticas das fichas médicas, é bom levar em consideração os índices gerais de saúde alimentar dos alunos, no que se refere à escola. Serviços ampliados e contra turno também já precisam se organizar bem, hein! E precisa ser no nível de processos bem detalhado, não dá para pensar no passeio dos 4°’s anos de última hora. 

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Comunicação:

‍Muito importante avaliar o fluxo de 2023 e com base nisso tomar decisão para o ano que vem.  A frequência das comunicações foi ideal? Qual o percentual de acessos? Prazos e respostas vieram em tempo? Quer mudar a estratégia ou o tom de voz para a comunicação de 2024? Se a escola conta com aplicativo de comunicação, que tal baixar relatórios globais e fazer uma análise bem detalhada com time de comunicação e secretaria escolar? Uma mudança para melhor aqui poderá render ótimas respostas das famílias no quesito.

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Facilities: ‍

Nada pior que o professor estar com seu plano de aula da semana seguinte e descobrir que terá que alterar por falta ou atraso na entrega do material. O segundo grande diferencial de uma boa escola é seu funcionamento  nos bastidores, ou seja, orquestrado por detrás das salas de aula,  onde todo o time precisa estar comprometido com a garantia das condições didáticas, desde o recebimento, armazenamento e entrega dos materiais didáticos, computadores, insumos até a entrega de reformas e mudanças nos espaços comuns e nas salas. Jardins e áreas livres são perfeitas para trabalhos pedagógicos mas exigem cuidado. Nas negociações com fornecedores, as que têm impacto na sala de aula tem prioridade. 

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Financeiro e investimentos: ‍

Aqui os processos vão exigir mais tempo e calma para a análise do gestor.  Qualquer mudança deve ser muito bem comunicada e deixar de suporte um time bem treinado. As análises de processos aqui pedem comparativos de mais que apenas o ano anterior, talvez dados de 4 anos atrás tragam mais clareza e profundidade às análises para decisões ainda pendentes. O orçamento 2024 já precisa estar pronto e aprovado, bem como os planos de contas detalhados. Os investimentos não podem brotar de uma manhã ensolarada, tudo bem explicadinho no papel, afinal, nada melhor que uma planilha de previsto x realizado no azul, não é mesmo? 

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Todos os processos e subprocessos não cabem aqui, mas se a escola faz um planejamento de qualidade nesses cinco macro processos, certamente já assegura um funcionamento anual tranquilo e sem desgastes. 

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Não deixe de reservar um tempo para pensar e repensar com seu time as regras de conduta e tratamento de situações críticas ou crises, criando um pequeno comitê que poderá ser acionado na detecção de qualquer evento de crise, especialmente nas primeiras semanas de aula. 

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A postura dos professores diante de desafios comportamentais, a condução de problemas de rotina e a clareza de quem procurar em que casos traz conforto à equipe escolar e determina muitas vezes a qualidade e sensibilidade com que a direção trata os eventos previstos no cotidiano escolar, trazendo para as famílias uma visão de credibilidade, confiança e cooperação com a escola, envolvendo todos os times, especialmente os de contraturno e atividades extra. 

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Estamos prestes a começar um ano novinho em folha, e a gestão que se constitui lugar de diálogo, troca e escuta, profissionalismo e colaboração está uma passo à frente, quem sabe já em 2025, que é logo ali. 

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Bom 2024!