Composição dos custos de uma escola

Nos últimos dois meses as escolas voltaram bastante sua atenção para a formação das anuidades de 2024. Isso fez com que as premissas de composição da receita – reajuste do preço, concessão de descontos e inadimplência – ficassem no topo das preocupações.

A projeção de custo não chegou a sair do radar – afinal, é fundamental que, para formar corretamente o preço, o custo seja adequadamente projetado. Mas agora, passada a fase aguda da decisão sobre a anuidade de 2024, as atenções se dividem em dois blocos:

a) ações comerciais para maximizar o número de matrículas;

b) projeções orçamentárias que garantam a maximização da margem de lucro.

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Vamos nos fixar, nesse texto, no segundo fator: a gestão de custos. As escolas terão defronte de si, até o reinício das aulas, uma série de decisões a tomar no que se refere à estrutura de custos que será assumida no ano letivo de 2024.

Essas decisões são das mais diversas naturezas: abrir ou não uma turma a mais em determinada série; reajustar ou não o salário dos professores de determinado curso; ampliar ou não a equipe de apoio pedagógico; criar ou não uma política de bonificação por resultado e desempenho; contratar ou não algum prestador de serviço novo; e por aí vai. A fila das demandas nessa época do ano é quase interminável. O gestor, que tem recursos bem finitos em suas mãos, deve colocar em prática todo seu poder de análise e discernimento para saber onde apostar suas fichas. Em poucas palavras, para o que deve dizer “sim” e para o que deve dizer “não”.

Não se sinta sozinho nesse desafio, caro gestor. Saiba que todos os seus pares estão na mesma página que você. 

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Dois pesos devem ser levados em consideração na análise do gestor: de um lado, a efetiva necessidade de cada demanda. Há as demandas urgentes, as importantes e as periféricas. O gestor deve saber avaliar quais estão no topo da lista em ordem de urgência. Do outro lado vem o custo. O gestor deve estar atento não só para o volume adicional de custo trazido por cada decisão, mas também como estão se comportando os indicadores da área do orçamento atingida por cada medida.

Não é novidade para ninguém que a folha de pagamento é o principal custo de uma escola particular. Por isso, é a que deve ter a maior atenção do gestor. Dizer isso assim, porém, não é suficiente para dar conta do tamanho da importância dessa atenção. A questão é a seguinte: a folha de pagamento é de longe, muito longe, o principal item de custo. Perto dela, os demais itens têm uma importância bem reduzida. Por isso o principal foco de atenção do gestor de uma escola particular deve sempre ser a folha. 

Uma das maiores armadilhas do movimento de aumentar a folha é que ele traz consigo um pesado efeito colateral: os encargos vêm junto. E, por que não mencionar, os benefícios também.

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Mas como saber se o tamanho da folha da sua escola está adequado às melhores práticas? Bem, para isso servem os indicadores de mercado. 

Mesmo sabendo que encargos e benefícios vêm junto com a folha, a primeira comparação deve ser do total de salários sem os encargos e sem os benefícios. Por quê? Porque existem escolas com diferentes regimes tributários e, por isso, o total da folha com encargos pode variar muito de uma escola para outra sem que o elemento motivador seja, efetivamente, a própria folha.

Então o primeiro foco deve ser a incidência da folha bruta sobre a receita, sem encargos e benefícios. A média dessa incidência dentre os clientes que a Corus atende está levemente acima dos 40%. Ou seja: de cada R$ 1.000 que os pais pagam, R$ 400 vão direto para o pagamento de salários.

Esse percentual tem um desvio padrão considerável. Como esse fator é dos mais importantes para a definição da margem de lucro, em linhas gerais podemos dizer que as escolas com as margens mais altas são aquelas que conseguem manter sua folha de pagamento abaixo dos 40% da receita.

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Atenção: a folha de pagamento é composta pela soma dos salários brutos. Não usem o total de salários líquidos como referência para nada na análise de custos.

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O principal encargo sobre salários é o INSS patronal. E é aí que entra a maior distorção na comparação entre as escolas: as que estão no Simples ou são associações sem fins lucrativos com certificado de imunidade (CEBAS) não pagam esse encargo; as escolas no lucro real, lucro presumido ou associações sem CEBAS pagam. Então a média dos encargos diz pouco para efeito de análise. Um trabalho de projeção que proteja a escola contra uma incidência mais alta da parte variável dos encargos (notadamente as homologações, que variam muito de ano para ano) deve utilizar um índice de encargos de 64% para escolas que pagam INSS patronal e de 35% para as que não pagam. A média efetiva de mercado, porém, é de 56% para escolas do primeiro tipo e 30% para escolas do segundo tipo.

Notem, então, que a soma de salários mais encargos vai de 52% a 62% da receita, dependendo do regime tributário.

E existem ainda os benefícios! Aqui o desvio-padrão é ainda maior, pois há escolas que se atêm aos benefícios obrigatórios por lei e escolas que assumem custo expressivos com alguns benefícios voluntários, sendo o mais comum deles o plano de saúde. De qualquer forma, a média de custo dos benefícios é de 6% da folha (ou 2,4% da receita).

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Colocando os benefícios na conta, então, o custo com pessoal passa, e muito, da metade da receita das escolas.

A fração remanescente da receita precisa englobar todo o resto dos custos e – não esqueçam dela – mais a margem de lucro. Isso não significa que esses custos devam ser escanteados no momento da definição de custos. Mas é importante ter foco.

O maior custo das escolas, depois do pessoal, é com aluguel. O peso médio da soma do custo de aluguel e IPTU é da ordem de 10% da receita (notem como esse índice está absurdamente abaixo do primeiro colocado, que é o pessoal, que passa bem dos 50%). O peso do aluguel muitas vezes tem mais a ver com ociosidade na ocupação do imóvel do que com o valor cobrado por metro quadrado pelo locador. Mas índices muito acima de 10º% devem acender uma luz no painel do gestor, seja quanto a uma possível negociação com o proprietário, seja quanto a um possível estudo de redução da área ocupada pela escola.

O custo seguinte são os impostos sobre receita e lucro. Na média eles consomem 8% da receita. Isso tem muito a ver com o regime tributário de cada escola. Como esses impostos estão em terceiro lugar em termos de peso na estrutura de custo, a realização frequente de estudos de pertinência de ajuste na estratégia tributária é bastante recomendável.

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Em quarto lugar, depois do pessoal, do aluguel e dos impostos, vêm os serviços profissionais, que consomem em média 4% da receita. 

Uma pergunta que as escolas costumam fazer e se surpreendem com a resposta: e os materiais – pedagógico, de limpeza, de consumo? Eles têm um papel muito importante na gestão da qualidade do produto e exigem uma energia bastante grande do setor de compras. Pois bem: esses materiais consomem em média apenas 1,6% da receita das escolas. Devemos esquecê-los então? Não, de forma alguma. A margem das escolas não é grande o suficiente para que possam negligenciar isso. Mas, como governar é escolher prioridades, tenham muito cuidado para não se perder no copinho de café enquanto a o transatlântico da folha passa ao seu lado. É fundamental conhecer a estrutura de custos de uma escola para escolher adequadamente para onde direcionar o seu foco na gestão dos custos.