Nos últimos dois meses as escolas voltaram bastante sua atenção para a formação das anuidades de 2024. Isso fez com que as premissas de composição da receita – reajuste do preço, concessão de descontos e inadimplência – ficassem no topo das preocupações.
A projeção de custo não chegou a sair do radar – afinal, é fundamental que, para formar corretamente o preço, o custo seja adequadamente projetado. Mas agora, passada a fase aguda da decisão sobre a anuidade de 2024, as atenções se dividem em dois blocos:
a) ações comerciais para maximizar o número de matrículas;
b) projeções orçamentárias que garantam a maximização da margem de lucro.
Vamos nos fixar, nesse texto, no segundo fator: a gestão de custos. As escolas terão defronte de si, até o reinício das aulas, uma série de decisões a tomar no que se refere à estrutura de custos que será assumida no ano letivo de 2024.
Essas decisões são das mais diversas naturezas: abrir ou não uma turma a mais em determinada série; reajustar ou não o salário dos professores de determinado curso; ampliar ou não a equipe de apoio pedagógico; criar ou não uma política de bonificação por resultado e desempenho; contratar ou não algum prestador de serviço novo; e por aí vai. A fila das demandas nessa época do ano é quase interminável. O gestor, que tem recursos bem finitos em suas mãos, deve colocar em prática todo seu poder de análise e discernimento para saber onde apostar suas fichas. Em poucas palavras, para o que deve dizer “sim” e para o que deve dizer “não”.
Não se sinta sozinho nesse desafio, caro gestor. Saiba que todos os seus pares estão na mesma página que você.
Dois pesos devem ser levados em consideração na análise do gestor: de um lado, a efetiva necessidade de cada demanda. Há as demandas urgentes, as importantes e as periféricas. O gestor deve saber avaliar quais estão no topo da lista em ordem de urgência. Do outro lado vem o custo. O gestor deve estar atento não só para o volume adicional de custo trazido por cada decisão, mas também como estão se comportando os indicadores da área do orçamento atingida por cada medida.
Não é novidade para ninguém que a folha de pagamento é o principal custo de uma escola particular. Por isso, é a que deve ter a maior atenção do gestor. Dizer isso assim, porém, não é suficiente para dar conta do tamanho da importância dessa atenção. A questão é a seguinte: a folha de pagamento é de longe, muito longe, o principal item de custo. Perto dela, os demais itens têm uma importância bem reduzida. Por isso o principal foco de atenção do gestor de uma escola particular deve sempre ser a folha.
Uma das maiores armadilhas do movimento de aumentar a folha é que ele traz consigo um pesado efeito colateral: os encargos vêm junto. E, por que não mencionar, os benefícios também.
Mas como saber se o tamanho da folha da sua escola está adequado às melhores práticas? Bem, para isso servem os indicadores de mercado.
Mesmo sabendo que encargos e benefícios vêm junto com a folha, a primeira comparação deve ser do total de salários sem os encargos e sem os benefícios. Por quê? Porque existem escolas com diferentes regimes tributários e, por isso, o total da folha com encargos pode variar muito de uma escola para outra sem que o elemento motivador seja, efetivamente, a própria folha.
Então o primeiro foco deve ser a incidência da folha bruta sobre a receita, sem encargos e benefícios. A média dessa incidência dentre os clientes que a Corus atende está levemente acima dos 40%. Ou seja: de cada R$ 1.000 que os pais pagam, R$ 400 vão direto para o pagamento de salários.
Esse percentual tem um desvio padrão considerável. Como esse fator é dos mais importantes para a definição da margem de lucro, em linhas gerais podemos dizer que as escolas com as margens mais altas são aquelas que conseguem manter sua folha de pagamento abaixo dos 40% da receita.
Atenção: a folha de pagamento é composta pela soma dos salários brutos. Não usem o total de salários líquidos como referência para nada na análise de custos.
O principal encargo sobre salários é o INSS patronal. E é aí que entra a maior distorção na comparação entre as escolas: as que estão no Simples ou são associações sem fins lucrativos com certificado de imunidade (CEBAS) não pagam esse encargo; as escolas no lucro real, lucro presumido ou associações sem CEBAS pagam. Então a média dos encargos diz pouco para efeito de análise. Um trabalho de projeção que proteja a escola contra uma incidência mais alta da parte variável dos encargos (notadamente as homologações, que variam muito de ano para ano) deve utilizar um índice de encargos de 64% para escolas que pagam INSS patronal e de 35% para as que não pagam. A média efetiva de mercado, porém, é de 56% para escolas do primeiro tipo e 30% para escolas do segundo tipo.
Notem, então, que a soma de salários mais encargos vai de 52% a 62% da receita, dependendo do regime tributário.
E existem ainda os benefícios! Aqui o desvio-padrão é ainda maior, pois há escolas que se atêm aos benefícios obrigatórios por lei e escolas que assumem custo expressivos com alguns benefícios voluntários, sendo o mais comum deles o plano de saúde. De qualquer forma, a média de custo dos benefícios é de 6% da folha (ou 2,4% da receita).
Colocando os benefícios na conta, então, o custo com pessoal passa, e muito, da metade da receita das escolas.
A fração remanescente da receita precisa englobar todo o resto dos custos e – não esqueçam dela – mais a margem de lucro. Isso não significa que esses custos devam ser escanteados no momento da definição de custos. Mas é importante ter foco.
O maior custo das escolas, depois do pessoal, é com aluguel. O peso médio da soma do custo de aluguel e IPTU é da ordem de 10% da receita (notem como esse índice está absurdamente abaixo do primeiro colocado, que é o pessoal, que passa bem dos 50%). O peso do aluguel muitas vezes tem mais a ver com ociosidade na ocupação do imóvel do que com o valor cobrado por metro quadrado pelo locador. Mas índices muito acima de 10º% devem acender uma luz no painel do gestor, seja quanto a uma possível negociação com o proprietário, seja quanto a um possível estudo de redução da área ocupada pela escola.
O custo seguinte são os impostos sobre receita e lucro. Na média eles consomem 8% da receita. Isso tem muito a ver com o regime tributário de cada escola. Como esses impostos estão em terceiro lugar em termos de peso na estrutura de custo, a realização frequente de estudos de pertinência de ajuste na estratégia tributária é bastante recomendável.
Em quarto lugar, depois do pessoal, do aluguel e dos impostos, vêm os serviços profissionais, que consomem em média 4% da receita.
Uma pergunta que as escolas costumam fazer e se surpreendem com a resposta: e os materiais – pedagógico, de limpeza, de consumo? Eles têm um papel muito importante na gestão da qualidade do produto e exigem uma energia bastante grande do setor de compras. Pois bem: esses materiais consomem em média apenas 1,6% da receita das escolas. Devemos esquecê-los então? Não, de forma alguma. A margem das escolas não é grande o suficiente para que possam negligenciar isso. Mas, como governar é escolher prioridades, tenham muito cuidado para não se perder no copinho de café enquanto a o transatlântico da folha passa ao seu lado. É fundamental conhecer a estrutura de custos de uma escola para escolher adequadamente para onde direcionar o seu foco na gestão dos custos.
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