A inadimplência é inevitável em qualquer negócio, mas as empresas, de qualquer porte ou área de atuação, podem – e devem – atuar para minimizar os atrasos nos pagamentos, mas eles sempre vão existir.
No caso de uma instituição de ensino, que cria relações de longo prazo com seus clientes, essa é uma situação comum – e delicada. Afinal, ao longo de um período letivo completo, é preciso, por lei, negociar com os responsáveis financeiros sem interromper a prestação de serviços.
Por outro lado, pendências financeiras inviabilizam a rematrícula, o que pode prejudicar a base de clientes. Trata-se, portanto, de um desafio duplo, que atinge a manutenção das atividades rotineiras, mas também pode reduzir a base de alunos no médio prazo, em especial aqueles que mantêm vínculos longevos com a escola, mas passam por períodos momentâneos de dificuldade.
Diante desse cenário, o isaac, a maior plataforma financeira e de gestão para a educação, segue continuamente aprimorando as soluções que impulsionam a gestão escolar com base em acesso a dados qualificados, de forma ágil e transparente.
Uma dessas ferramentas é o Painel de Atrasos e Regularizações, que atende, de maneira especial, aos desafios envolvidos no atraso do pagamento de valores financeiros previamente contratados.
O que é o Painel de Atrasos e Regularizações?
Trata-se de uma solução, inserida na Plataforma, que permite acompanhar, de forma constantemente atualizada, a situação de cada responsável financeiro inadimplente, em todos os estágios de atraso, negociações e regularizações.
A funcionalidade ajuda a eliminar um problema crônico: muitas escolas ainda utilizam controles manuais ou planilhas externas para acompanhar a inadimplência. Isso gera retrabalho, tomada de decisão lenta e falta de visibilidade sobre quem acionar primeiro.
Com o painel, é possível ganhar visibilidade financeira, crucial para uma gestão saudável. Desta forma, a ferramenta ajuda as escolas a monitorar a inadimplência, organizar tratativas com responsáveis e atuar de forma eficiente na regularização de pendências.
Melhoria na experiência
Ao longo da evolução constante da plataforma, o Painel de Atrasos e Regularizações recentemente passou a contar com uma nova melhoria e download de dados.
Com ele, as escolas ganham autonomia para manipular dados, cruzar informações, criar listas de cobrança e personalizar análises internas, reduzindo dependências operacionais e aumentando eficiência.
É um aliado importante para alcançar autonomia, agilidade e rigor nas análises internas. Com ele, os relatórios podem ser utilizados com maior facilidade na rotina da operação escolar, já que a escola poderá selecionar quais dados desejará visualizar antes do download. O importante é que os gestores se acostumem a acessar e compartilhar os dados entre os colaboradores da equipe.
Estes relatórios ampliam a visibilidade dos dados e facilitam a tomada de decisões estratégicas na direção de conter a inadimplência.
5 benefícios da funcionalidade
Quando consultado com frequência e incorporado à rotina dos gestores escolares, o Painel de Atrasos e Regularizações proporciona uma série de benefícios. Conheça abaixo os principais deles.
1. Visão centralizada
As negociações entre escolas e responsáveis financeiros são dinâmicas. Podem variar de acordo com o valor acumulado, a data acordada para o pagamento, possíveis parcelamentos – e até mesmo o vencimento de mais uma mensalidade. Identificar com clareza e facilidade o andamento de cada um dos casos é crucial.
2. Maior autonomia
Além de acessível com agilidade e de forma intuitiva, a solução precisa ser fácil de compartilhar. Com este objetivo em vista, o isaac oferece maior controle com downloads de dados, assim como facilita a exportação. Assim, as equipes passam a contar com controle total para a tomada de decisões a respeito de cada uma das situações.
3. Agilidade nos processos internos
Além de acessar e compartilhar dados com rapidez, a ferramenta ajuda a criar listas internas e organizar tratativas. Assim, os profissionais envolvidos na gestão financeira da instituição de ensino contam com uma visão mais clara dos processos que precisam realizar, com quais prazos, e qual a importância de cada atividade.
4. Menos retrabalho operacional
Os modelos de controle antigos, baseados em documentos em papel, ou mesmo em planilhas, criam uma grande quantidade de ruído na comunicação entre as equipes. Produzem dados dispersos e difíceis de atualizar a partir do momento em que um acordo é firmado, ou um pagamento é realizado. O Painel de Atrasos e Regularizações elimina esse problema.
5. Apoio à tomada de decisão
Parte da jornada de cobrança consiste em estabelecer prioridades a respeito do nível de complexidade de cada caso, e das ações que precisam ser tomadas de acordo com o momento de cada responsável financeiro. Ao facilitar o acesso e o compartilhamento das informações, o painel favorece a tomada de decisão, caso a caso.
A decisão segue sendo das escolas
Um ponto importante: assim como nas demais funcionalidades da Plataforma, a decisão e estratégia de cobrança extra (além da que já é realizada pelo isaac), caso a escola veja necessidade, continuam sendo de responsabilidade da mesma.. O papel do isaac é descentralizar a informação, facilitar a visualização dos dados e dar autonomia para que a instituição tome decisões com clareza.
Além disso, é fundamental que os gestores de uma escola atentem para a importância de respeitar a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), com boas práticas de manipulação responsável de dados ao exportá-los, mantendo a segurança e o sigilo das informações financeiras.
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