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6 dicas super legais e práticas para você fazer um controle eficiente de contas a pagar e a receber na escola
A gestão financeira é um dos pilares mais importantes para uma direção escolar de sucesso. A relevância do acompanhamento do setor de finanças de uma escola é um ponto que não deve ser deixado de lado, ainda mais quando diz respeito ao controle das contas a pagar e a receber.
Mesmo que pareça algo comum e trivial no dia a dia, muitos mantenedores escolares não otimizam esse manejo e acabam comprometendo a saúde financeira das instituições de ensino.
Controlar de forma correta o dinheiro que entra e sai do caixa da escola garante mais segurança à gestão, principalmente no cenário atual de crise da pandemia da Covid-19, em que os diretores devem estar sempre atentos e preparados para elaborar estratégias para se reinventarem e se manterem em constante desenvolvimento.
Aqui nesse artigo você pode encontrar mais informações sobre a importância e os benefícios da organização das contas a pagar e a receber em uma escola privada, entender o que significa exatamente cada um desses conceitos e como fazer o seu controle de forma eficiente.
Podem ser definidas como as obrigações financeiras de uma IE, como a folha de pagamento dos colaboradores, compras feitas com fornecedores para atender às necessidades internas e dos alunos, materiais escolares e pedagógicos, manutenção ou, ainda, podem incluir impostos e contribuições fiscais. Resumindo, é tudo o que a escola gasta.
Já as contas a receber podem ser classificadas como todo o dinheiro que entra na instituição, como o valor das mensalidades e das atividades extracurriculares. Ou seja, para que as finanças da escola estejam equilibradas, é necessário que as contas a receber sempre sejam maiores do que as contas a pagar.
O controle e o acompanhamento contínuo das finanças permite que os diretores escolares saibam com precisão os valores que saem e entram do caixa da escola. Com esses dados, a instituição pode organizar melhor o setor financeiro, programar pagamentos e planejar contratações, reformas e investimentos de maneira segura sem comprometer o orçamento.
Além disso, esse controle também pode ajudar que a IE acompanhe o nível de inadimplência e elabore estratégias para reduzir a falta de pagamentos de mensalidades e evitar que novos casos surjam.
Portanto, sem o controle de contas a pagar e a receber, os profissionais que atuam na área financeira terão mais dificuldade para realizar um trabalho eficiente e garantir que a escola cresça de forma saudável financeiramente.
Pode parecer óbvio, né? Mas nem todas as instituições de ensino possuem um controle atualizado com as previsões dos pagamentos que precisam ser feitos. Infelizmente, com essa falta de planejamento, pode ocorrer uma grave desestruturação da programação financeira, pois se não estiver contando com determinado gasto e ele aparecer de última hora, será necessário tirar o valor de outro pagamento, caso não tenha dinheiro disponível em caixa.
Não se esqueça também de anotar e destacar as datas de vencimento das contas. Assim, você evita multas e juros por conta do pagamento atrasado.
A escola deve registrar todos os gastos, até os menores e mais irrelevantes. Um acompanhamento realmente eficiente de contas começa com o registro de tudo o que sai e entra do caixa da instituição.
Para uma boa gestão financeira e de orçamento da IE, é fundamental classificar os tipos de pagamento. Afinal, ao distinguir os valores, é possível identificar com mais eficiência as contas que a escola tem e, se for o caso, tomar decisões com base nessas informações.
Misturar as contas pessoais com as da instituição em um só controle é uma prática muito comum, principalmente nas pequenas e médias escolas.
Caso surja alguma situação de imprevisto, o diretor escolar pode retirar o dinheiro do caixa para cobrir gastos pessoais, o que pode fazer com que o controle total seja perdido e prejuízos ao orçamento e saúde financeira da escola ocorram. Portanto, separe sempre as contas!
Esse é um item de extrema importância. Afinal, para que o processo de controle de contas a receber e a pagar seja eficiente, os valores a receber também precisam ser contabilizados corretamente para não afetar o ambiente escolar e, principalmente, a área de contas a pagar.
Dessa forma, identificar os valores já recebidos e monitorar a inadimplência, faz com que os colaboradores responsáveis e os mantenedores entendam de forma clara e objetiva se a escola pode ou não comprometer seu orçamento com despesas extras, como uma reforma na estrutura ou compra de equipamentos. Ou, ainda, se é um momento de cautela e corte de gastos.
Caso sua instituição de ensino passe por um momento com problemas para ter as contas pagas em dia, é essencial dar prioridade para aquelas despesas que influenciam diretamente no funcionamento da escola, como as contas de água e de luz.
Então, na hora de planejar atente-se a priorizar determinadas despesas, tenha certeza que as contas de maior relevância serão pagas e, caso ainda não tenham vencido, reserve para poder quitar ao longo do mês ou período.
O tempo é um recurso fundamental na gestão escolar. Sabendo de toda a sua relevância, de nada adianta ter um controle de contas a pagar e receber que toma muito tempo da sua equipe.
O ideal é simplificar o processo ou automatizá-lo com um sistema de gestão. Assim, você consegue de maneira simples lançar um recebimento ou inserir um novo pagamento.
Sabemos como a rotina dos diretores escolares é turbulenta, e para tornar a sua gestão incrivelmente simples, colocamos um ponto final na dor de cabeça com burocracia e garantimos a receita mensal, livre de atrasos e com total transparência.
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