4 passos para alavancar sua campanha de matrícula escolar

Saber como fazer uma boa campanha de matrícula escolar é a dúvida de muitos gestores e mantenedores. Pensando nisso, o isaac, maior plataforma de soluções financeiras e planejamento financeiro escolar, levou o tema para a Bett Brasil 2024, a maior feira de inovação e tecnologia para Educação da América Latina. 

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O painel “Como alavancar sua campanha de matrículas na prática” apresentou dicas valiosas para a gestão escolar planejar a campanha de matrículas do próximo ano. Com a mediação de Claudia Raito (SAE Educação), a palestra teve a presença da influenciadora e ex-mantenedora Grace Klayn (@donadeescolinha, no Instagram) e de Marcela Abreu e Manuela Abreu, mantenedoras do Colégio Joviniano Barreto, em Fortaleza (CE). 

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O bate-papo completo está disponível no canal do YouTube do isaac. Clique aqui para acessar a palestra na íntegra. Abaixo, você confere os principais destaques do painel que falou sobre retenção e captação de alunos. Confira! 

4 passos para uma boa campanha de matrícula escolar 

A conversa começou com Grace Klayn explicando que uma campanha de matrícula escolar acontece como um funil de vendas, ou seja, são quatro passos: atenção, interesse, desejo e ação. E, o mais importante: essas quatro fases devem ser trabalhadas durante todo o ano. 

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“Para um pai matricular na nossa escola, ele precisa de fato confiar na gente. E como fazemos isso? Durante o ano todo! Então, durante todo o ano, nós vamos criar processos para que a gente consiga, não só rematricular alunos sem dificuldade, mas também buscar novos alunos. E o primeiro passo é chamar a atenção das famílias”, explica. 

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A partir dessa introdução, Grace detalhou cada etapa do processo de uma campanha de matrícula escolar e convidou as mantenedoras Marcela e Manuela a compartilharem com o público a experiência no Colégio Joviniano Barreto. 

1. Atenção

O primeiro passo para alavancar a campanha de matrículas é trabalhar a atenção, ou seja, é preciso encantar as famílias e chamar a atenção para a sua instituição de ensino. “A gente fala que a campanha de matrículas começa no primeiro dia de aula. É quando o pai chega, é recebido com um sorriso e tudo acontece de forma organizada. Então, é o primeiro dia de aula em que a gente começa nossa campanha”, explica Manuela. 

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Ela ainda completa dizendo que um desafio que as escolas enfrentam é o fato do cliente estar todos os dias presente no negócio e, nesse sentido, todo dia é dia de fazer a diferença para encantar essas famílias. 

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“A nossa melhor propaganda são as nossas ações, é o nosso dia a dia. Então, todos os dias a gente precisa encantar. É no evento em maio no Dia das Mães, por exemplo. É o simples que a gente faz e dá certo. Afinal, é muito mais fácil você reter do que procurar fora. É muito mais barato”, aconselha. 

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E pensando em como fazer a captação de alunos novos, Grace sugere campanhas de tráfego pago. “Não é uma campanha para vender. É uma campanha para mostrar a escola, a proposta pedagógica e a metodologia”. Além disso, ela comenta a importância de gerar essa atenção dentro da própria comunidade escolar para que as famílias falem sobre a escola para outras pessoas. 

2. Interesse

Em seguida, é hora de despertar o interesse das famílias. “Todo mundo que a gente chama a atenção vai gerar interesse? Nem sempre. A quantidade de pessoas que têm interesse é menor. Como faço com que essas pessoas que eu chamei a atenção tenham interesse na minha escola? É no atendimento, em uma mensagem bem respondida no direct do Instagram da escola, em uma mensagem de WhatsApp”, explica Grace. 

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Esse cuidado com o atendimento é um dos diferenciais do Colégio Joviniano. Marcela conta que o tempo de atendimento no WhatsApp da sua escola é de no máximo 30 minutos e, o mais importante, a pessoa responsável por esse atendimento é apaixonada pelo o que faz. 

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Todos os atendimentos da escola são realizados por uma ex-aluna que começou como auxiliar de sala, passou para auxiliar de coordenação, depois para coordenação e hoje é auxiliar de direção. “Ela é a cultura do Joviniano. E o primeiro passo é esse. A pessoa que faz os atendimentos precisa ter a cara da escola. Tem que vestir a camisa. Se fizer um atendimento com um pai e o olho não estiver brilhando, não vai dar certo”. 

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Outro ponto essencial para um bom atendimento, segundo Manuela, é entender quem está do outro lado e praticar uma escuta ativa. “A primeira pergunta a se fazer é: por que você procurou a minha escola? Essa é a pergunta que vai te direcionar, porque cada família tem uma necessidade diferente. A partir da fala daquela pessoa, você vai apresentar sua proposta pedagógica e seus projetos para encantar ela”. 

3. Desejo

O terceiro passo é gerar o desejo e, no caso das escolas, isso é feito através da construção de um bom relacionamento com as famílias. Para exemplificar como isso acontece na prática, Marcela conta que sua escola desenvolveu um projeto chamado “Fortalecendo Laços”, onde, a cada três meses, a gestão escolar se reúne com as famílias para escutar suas demandas. 

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O projeto consiste em um grupo focal que tem como objetivo exercer a escuta e aproximar as famílias da escola, entendendo pontos de melhoria e atenção. “Muitas resoluções de problemas surgem desses encontros. Não tenham medo de ouvir as famílias e trazê-las para perto”. 

4. Ação 

Após chamar a atenção, despertar o interesse e o desejo das famílias pela sua escola, é hora de concluir o processo de campanha de matrículas com a ação. E esse processo exige tanto cuidado quanto os demais, porque, segundo as palestrantes, sim, os pais ainda podem desistir da matrícula nessa etapa. 

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É preciso garantir um processo de matrícula transparente e descomplicado, tirando as dúvidas das famílias e tornando essa etapa o mais simples possível. Por isso, o isaac é o parceiro ideal para instituições de ensino de todo o Brasil. O processo de matrícula e rematrícula também faz parte do leque de soluções oferecidas pela plataforma. 

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As questões burocráticas e financeiras da matrícula ficam por conta do isaac, que oferece uma plataforma digital acessível e intuitiva para as famílias com possibilidades de parcelamento e condições especiais de pagamento. 

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Para Marcela, a parceria com o isaac foi um facilitador na rotina do colégio e ainda melhorou a relação com as famílias, já que eles deixaram de associar a imagem dos funcionários da escola às cobranças. Assim, ela conseguiu se aproximar dos pais para manter uma relação mais saudável. 

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