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Aproveite o período de volta às aulas para colocar em dia a gestão financeira escolar e planejar as prioridades de investimentos para o ano letivo
Se no final do ano é a hora de fechar o caixa e entender como a sua escola se saiu naquele momento, o começo de um novo período letivo é a oportunidade perfeita para olhar para o fluxo de caixa novamente, mas dessa vez com uma visão de futuro e de planejamento.
Afinal, colocar em dia a gestão financeira escolar e planejar as prioridades de investimentos da sua escola precisa ser feito com cuidado, pois pode impactar todo o andamento de um ano inteiro.
Antes de mais nada, vamos falar sobre o que é o fluxo de caixa. Como o próprio nome sugere, é o fluxo de dinheiro que entra e sai do caixa de uma empresa, como a escola.
Ou seja, são os montantes recolhidos e gastos pela instituição de ensino em um determinado período, como um ano, um semestre, bimestre, trimestre ou referente a um projeto específico.
É fundamental que qualquer empresa, independente de sua área de atuação, faça um controle minucioso do fluxo de caixa, que saiba direitinho a quantia de dinheiro que entra, quanto sai e por quais meios e motivos.
Afinal, o controle do fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão financeira imprescindível para que qualquer negócio sobreviva de forma saudável. E com a escola particular isso não seria diferente, né, gestor?
Qualquer evento, como confraternizações entre professores, famílias e alunos, compras de novos materiais escolares, melhorias na infraestrutura da escola, desde o pequeno retoque de uma pintura ou até mesmo grandes reformas, envolvem um preço.
Se a instituição contar com uma gestão financeira eficiente, já no período de volta às aulas será possível, por exemplo, determinar quais investimentos poderão ser feitos, quando e com qual orçamento previsto.
Tudo isso facilita a gestão administrativa escolar, sem contar que ter essa visão de longo prazo traz também tranquilidade aos gestores e diretores, não é mesmo?
Mas como começar a organizar as finanças da escola? O primeiro passo é categorizar o fluxo de caixa.
Entender quais são as contas a pagar, as despesas fixas, como aluguel, salários de funcionários e outros serviços que também são fundamentais para o pleno funcionamento da instituição, como contas de energia elétrica, água e gás - mesmo que estas possam variar de acordo com o consumo.
O outro lado da moeda são os ganhos. Ou seja, é preciso ter na ponta do lápis tudo o que entra ou vai entrar no caixa escolar. Todos os pagamentos relacionados a mensalidades, parcerias e quaisquer outras fontes de ganhos também devem ser incluídas nessa organização.
Com isso feito, chegou a hora de analisar se a sua escola está tendo prejuízo ou lucro ao longo de períodos delimitados, para ter um panorama real da situação financeira da instituição.
A partir desse diagnóstico das finanças escolares, toda e qualquer movimentação no caixa deve ser sinalizada para posterior análise. E isso tudo pode ser feito por meio de ferramentas e plataformas digitais.
É claro que esses dados podem ser armazenados da forma tradicional, em papel, como nos famosos livros-caixa. Mas, além da economia que acaba sendo feita, optar por soluções on-line traz vantagens, como:
- Diminuição do risco de erro de cálculo: feito de forma automática pelo sistema
- Armazenamento em nuvem: pode ser acessado de qualquer lugar
- Segurança: só terá acesso a essas informações sensíveis quem for previamente autorizado no sistema e tiver dados de login e senha válidos, por exemplo
- Histórico que não se perde: ficou para trás problemas como perda de documentos ou amarelamento de páginas e até mesmo o sumiço de informações por conta da tinta que já não aparece mais no papel, é possível fazer o armazenamento de forma ordenada, em pastas, com fácil visualização
- Tecnologia : permite uma análise dos dados mais assertiva
Ao manter a organização sempre em dia, será muito mais fácil, mesmo a curto prazo, ter uma noção mais clara sobre a saúde financeira da instituição.
Dessa forma, as tomadas de decisões são mais transparentes e mais embasadas, o que facilita a vida dos gestores e diretores, que podem fazer investimentos e focar nas melhorias necessárias sem medo do amanhã.
Faz sentido também, a partir do primeiro diagnóstico e da atualização constante do fluxo de caixa, determinar metas de curto, médio e longo prazo para as finanças escolares.
Com essas metas traçadas, será possível fazer ainda mais e melhores análises da saúde financeira da escola, entendendo, se é preciso investir em novas matrículas e aumentar o número de vagas, ou se o que deve ser feito é segurar um pouco os gastos para chegar a um bom equilíbrio.
É importante que os gestores saibam, por exemplo, se contam com uma reserva de emergência para momentos de crise, como os que vivemos recentemente, por conta da pandemia da Covid-19, e, se não for o caso, começar a preparar essa reserva para ter mais tranquilidade no futuro.
Geralmente, uma reserva de emergência é composta por valores correspondentes de 6 a 18 meses do custo de funcionamento atual da escola, considerando as despesas básicas para que possa continuar funcionando.
As possibilidades são muitas, mas apenas podem ser implementadas se a gestão financeira for feita de forma constante.
A gestão do fluxo de caixa pode parecer assustadora no primeiro momento, mas não é. Isso não quer dizer, porém, que ajudas não sejam bem-vindas, né?
Contar com um parceiro que tenha a expertise dos processos financeiros escolares, como o isaac, pode fazer a diferença para que essa jornada de implementação da organização seja tranquila e sem dores de cabeça.
As escolas parceiras do isaac se veem livres de burocracias e podem cuidar da saúde financeira da escola com mais tempo e clareza. A plataforma reúne todos os produtos e serviços para a sua instituição em um só lugar, de forma prática e intuitiva.
O isaac conta também com uma equipe especializada que está pronta a te ajudar e a tirar dúvidas a qualquer momento. Para saber mais sobre como podemos ajudar você e a sua escola, acesse o nosso site.
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