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Gestão

Matrícula escolar: como usar dados e planejamento para atrair os alunos o ano todo

Em live do isaac, Pedro Neto, relações institucionais do isaac, Fabrício Biajoli, CEO das Soluções Sofia e Pedro London, Fundador da Inspin, geram insights de como realizar as matrículas escolares durante todo o ano.

Publicado em
22/12/2023
07min
💡 Dica: se a palavra estiver azul, ela é clicável e te leva ao link com mais detalhes!

“Os dados são como o petróleo.” Foi assim que Fabrício Biajoli, CEO das Soluções Sofia, iniciou sua fala no Café com isaac com o tema “Como matricular alunos o ano inteiro: pesquisas e dados como principais aliados“. 

O que ele quis dizer com isso é que não basta ter os insumos, é necessário saber interpretar os dados e relacioná-los para conseguir gerar conhecimentos que vão ajudar a escola a tomar decisões e fazer planejamentos para o futuro. 

Até porque, assim como o petróleo, os dados puros, sem serem trabalhados, não ajudam ninguém. É preciso o trabalho de refinamento para que aquela informação que a escola tem valha milhões.

“As escolas usam dados?”

A primeira pergunta da live comunica muito sobre a necessidade das escolas de mudarem a visão do seu negócio, já que acima de tudo, a escola é uma empresa que precisa de lucros.

A maioria dos colégios não sabe interpretar os dados escolares que têm, que são muitos, já que com a digitalização dos processos, o número de insumos vai crescendo cada vez mais. São dados acadêmicos, pedagógicos, financeiros, dos alunos, dos pagamentos, inadimplências, etc.

E agora, no fim do ano letivo e do período de matrículas e rematrículas de alunos, obter dados pode ser fácil, mas tirar conhecimento deles para conseguir fazer um planejamento para o ano que vem é a parte complicada para quem não sabe interpretar as informações que têm em mãos.

Como extrair dados de forma correta e estruturar as informações de forma eficaz? 

De acordo com Fabrício, para além de pensar na tecnologia e nas ferramentas, é preciso planejar. “Quais são os dados que a sua escola precisa?” Se o time da escola não souber responder essa primeira pergunta, os problemas continuam os mesmos.

Até porque, as ferramentas e sistemas usados para captar dados vão oferecer uma gama de opções para a exportação das informações captadas, seja em relatório, planilha ou uma API. No entanto, ainda assim, o bruto não é o que a escola precisa, mas sim o trabalhado para chegar no diamante.

Por isso, sabendo fazer a pergunta para os sistemas, o time consegue buscar a resposta. A partir daí, com os dados em mãos, o educador tem uma série de ferramentas e formas de fazer o cruzamento entre as informações e tirar insights. 

Como gerar novos aprendizados?

Para gerar novos aprendizados, às vezes os dados óbvios que os gestores já têm em mãos não são o suficiente. Saber que, comparado ao ano passado, o número de matrículas na sua escola diminuiu, não explica o motivo desse número ter diminuído.

E é aí que entra outro fator muito importante: as pesquisas. As pesquisas podem ser quantitativas e qualitativas. As quantitativas são mais objetivas e focam em entender algo através dos números. Por exemplo, quantos pais estão com problemas com algum serviço da escola.

Já nas pesquisas qualitativas, o foco é entender dados mais subjetivos, como o motivo da família escolher a escola, o que na escola é mais valorizado pela família, etc. Lendo as respostas dos pais, o gestor entende melhor sobre o que pode mudar para agradar famílias ou o que manter no futuro.

Os benefícios das pesquisas 

Pedro London, fundador da Inspin, diz que existem 3 principais benefícios das pesquisas com as famílias de alunos.

1. Comparação 

Pesquisas simples, como as NPS, podem dizer para o gestor qual a probabilidade das famílias indicarem sua escola para outras pessoas. Tendo essa informação, é possível ver em diversas plataformas qual é o NPS de outras escolas.

Sabendo disso, começa a comparação entre escolas, olhando sempre para as que têm uma taxa de aprovação maior que a sua e tentando aprender o que elas oferecem e a sua não.

Dessa forma, é possível mudar para o melhor e garantir sempre o melhor serviço, encantando sempre as famílias com o seu serviço. E entregando sempre o melhor serviço, as escolas estão fazendo o trabalho de matrícula o ano todo.

2. Clareza

A escola começa a ter mais clareza em relação aos sentimentos dos responsáveis em relação ao serviço da escola. Fazer pesquisas durante o ano ajuda o time escolar a entender os problemas que as famílias estão enfrentando e bolar estratégias para corrigi-los, melhorando a experiência.

Um exemplo que London dá é de uma família que está percebendo problemas de adaptação no ensino infantil. Se uma pesquisa é aplicada em abril ou maio, a escola tem meses para trabalhar e reverter o problema. 

No entanto, sem as pesquisas o problema não é descoberto e a experiência ruim que poderia ter sido revertida se torna um ponto negativo contra a escola. E aí, no fim do ano, quando o pai decide não rematricular, um aluno pode acabar sendo perdido.

3. Enriquecimento do projeto pedagógico

Mesmo que as aulas estejam incríveis, existem outros detalhes que as famílias prestam atenção. Além disso, a escola pode estar gastando muita energia em projetos que as famílias não dão tanto valor. 

Então saber a opinião das famílias pode ajudar a corrigir pequenos problemas, como boletos que chegam atrasados e descontinuar outros processos que gastam muita energia e que não recebem tanta atenção.

O isaac é uma ótima forma de melhorar a experiência das famílias com toda a parte de gestão financeira escolar, já que os responsáveis podem acessar os boletos pelo Meu isaac e fazer os pagamentos online, com o método que preferir, sem precisar entrar em contato com a escola.

Conheça as soluções do isaac

Como a tecnologia ajuda na apuração de dados?

Biajoli diz que, antes de tudo, o engajamento é um ponto chave. Seja dos colaboradores, dos pais ou dos alunos. Apenas assim as pesquisas funcionam e geram resultados. E é aí que a tecnologia entra: quebrando barreiras.

Ao invés do responsável do aluno precisar fazer pesquisas em folhetos ou seguir todo um caminho no site da escola ou seu email, hoje é possível disponibilizar um aplicativo para o celular dele, facilitando sua rotina e melhorando a taxa de engajamento das pesquisas.

A tecnologia precisa ajudar em todas as áreas da escola. Desde a gestão financeira, até as estratégias para matrícula e rematrícula de alunos. 

Quais são os dados necessários para matricular os alunos o ano todo?

De acordo com London, existe um jeito simples de começar a categorizar as famílias para conseguir dados. 

A escola tem uma lista de todos os alunos matriculados. A equipe pedagógica pode dividir esses alunos e suas famílias em 3 diferentes grupos: quem está 100% satisfeito, quem tem alguma questão e quem está claramente insatisfeito. Esse é o tipo de tabela que pode ser feita bem no começo do ano letivo.

A partir daí, é importante sentar com o seu time e começar a pensar em planos de ação para cada um dos problemas. No segundo semestre, é importante revisar os dados e ver quem está rematriculando e quem não está para poder analisar se as mudanças aplicadas foram eficazes.

A tecnologia nas campanhas de matrícula

Através do sistema, o gestor consegue saber quantas matrículas e rematrículas foram feitas durante os períodos do ano. Esse dado, por si só, é uma análise quantitativa. 

A partir daí, é hora de olhar qualitativamente. Quais rematrículas foram feitas antecipadamente? Quais rematrículas aconteceram com dificuldade? Olhando para o ano inteiro pelo sistema, dá para gerar muita informação importante e útil para a escola.

Até porque, o dado ajuda a individualizar as informações. Para construir e corrigir rotas da escola, as informações que vem da tecnologia ajudam a organizar e direcionar as estratégias de rematrículas de segmentos e turmas, pensando em conquistar as famílias.

“Comece pelo básico” 

O mundo está competitivo e apenas quem toma decisões criativas consegue continuar no mercado. Para tomar essas decisões, é importante se basear em dados e na análise deles. É importante começar pelo básico, se sua escola ainda não faz os planejamentos baseados neles.

Empresas como o isaac, Inspin e Soluções Sophia ajudam a facilitar a rotina das escolas através da gestão financeira e de gestão de escolar, além das análises dos processos das escolas. 

Para quem já tem algum sistema de gestão, seja financeira ou escolar, é importante olhar o que já tem antes de tentar abraçar o mundo sozinho. Até porque, a valorização de dados não é trabalho de uma pessoa só.

Conteúdos para ajudar o planejamento de 2024 da sua escola:

Panorama isaac + escolas exponenciais: Tendências Educacionais de 2024: Indicadores e perspectivas para a Educação

Guia para uma campanha de matrículas de sucesso

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