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Em live do isaac, Pedro Neto, relações institucionais do isaac, Fabrício Biajoli, CEO das Soluções Sofia e Pedro London, Fundador da Inspin, geram insights de como realizar as matrículas escolares durante todo o ano.
“Os dados são como o petróleo.” Foi assim que Fabrício Biajoli, CEO das Soluções Sofia, iniciou sua fala no Café com isaac com o tema “Como matricular alunos o ano inteiro: pesquisas e dados como principais aliados“.
O que ele quis dizer com isso é que não basta ter os insumos, é necessário saber interpretar os dados e relacioná-los para conseguir gerar conhecimentos que vão ajudar a escola a tomar decisões e fazer planejamentos para o futuro.
Até porque, assim como o petróleo, os dados puros, sem serem trabalhados, não ajudam ninguém. É preciso o trabalho de refinamento para que aquela informação que a escola tem valha milhões.
A primeira pergunta da live comunica muito sobre a necessidade das escolas de mudarem a visão do seu negócio, já que acima de tudo, a escola é uma empresa que precisa de lucros.
A maioria dos colégios não sabe interpretar os dados escolares que têm, que são muitos, já que com a digitalização dos processos, o número de insumos vai crescendo cada vez mais. São dados acadêmicos, pedagógicos, financeiros, dos alunos, dos pagamentos, inadimplências, etc.
E agora, no fim do ano letivo e do período de matrículas e rematrículas de alunos, obter dados pode ser fácil, mas tirar conhecimento deles para conseguir fazer um planejamento para o ano que vem é a parte complicada para quem não sabe interpretar as informações que têm em mãos.
De acordo com Fabrício, para além de pensar na tecnologia e nas ferramentas, é preciso planejar. “Quais são os dados que a sua escola precisa?” Se o time da escola não souber responder essa primeira pergunta, os problemas continuam os mesmos.
Até porque, as ferramentas e sistemas usados para captar dados vão oferecer uma gama de opções para a exportação das informações captadas, seja em relatório, planilha ou uma API. No entanto, ainda assim, o bruto não é o que a escola precisa, mas sim o trabalhado para chegar no diamante.
Por isso, sabendo fazer a pergunta para os sistemas, o time consegue buscar a resposta. A partir daí, com os dados em mãos, o educador tem uma série de ferramentas e formas de fazer o cruzamento entre as informações e tirar insights.
Para gerar novos aprendizados, às vezes os dados óbvios que os gestores já têm em mãos não são o suficiente. Saber que, comparado ao ano passado, o número de matrículas na sua escola diminuiu, não explica o motivo desse número ter diminuído.
E é aí que entra outro fator muito importante: as pesquisas. As pesquisas podem ser quantitativas e qualitativas. As quantitativas são mais objetivas e focam em entender algo através dos números. Por exemplo, quantos pais estão com problemas com algum serviço da escola.
Já nas pesquisas qualitativas, o foco é entender dados mais subjetivos, como o motivo da família escolher a escola, o que na escola é mais valorizado pela família, etc. Lendo as respostas dos pais, o gestor entende melhor sobre o que pode mudar para agradar famílias ou o que manter no futuro.
Pedro London, fundador da Inspin, diz que existem 3 principais benefícios das pesquisas com as famílias de alunos.
Pesquisas simples, como as NPS, podem dizer para o gestor qual a probabilidade das famílias indicarem sua escola para outras pessoas. Tendo essa informação, é possível ver em diversas plataformas qual é o NPS de outras escolas.
Sabendo disso, começa a comparação entre escolas, olhando sempre para as que têm uma taxa de aprovação maior que a sua e tentando aprender o que elas oferecem e a sua não.
Dessa forma, é possível mudar para o melhor e garantir sempre o melhor serviço, encantando sempre as famílias com o seu serviço. E entregando sempre o melhor serviço, as escolas estão fazendo o trabalho de matrícula o ano todo.
A escola começa a ter mais clareza em relação aos sentimentos dos responsáveis em relação ao serviço da escola. Fazer pesquisas durante o ano ajuda o time escolar a entender os problemas que as famílias estão enfrentando e bolar estratégias para corrigi-los, melhorando a experiência.
Um exemplo que London dá é de uma família que está percebendo problemas de adaptação no ensino infantil. Se uma pesquisa é aplicada em abril ou maio, a escola tem meses para trabalhar e reverter o problema.
No entanto, sem as pesquisas o problema não é descoberto e a experiência ruim que poderia ter sido revertida se torna um ponto negativo contra a escola. E aí, no fim do ano, quando o pai decide não rematricular, um aluno pode acabar sendo perdido.
Mesmo que as aulas estejam incríveis, existem outros detalhes que as famílias prestam atenção. Além disso, a escola pode estar gastando muita energia em projetos que as famílias não dão tanto valor.
Então saber a opinião das famílias pode ajudar a corrigir pequenos problemas, como boletos que chegam atrasados e descontinuar outros processos que gastam muita energia e que não recebem tanta atenção.
O isaac é uma ótima forma de melhorar a experiência das famílias com toda a parte de gestão financeira escolar, já que os responsáveis podem acessar os boletos pelo Meu isaac e fazer os pagamentos online, com o método que preferir, sem precisar entrar em contato com a escola.
Biajoli diz que, antes de tudo, o engajamento é um ponto chave. Seja dos colaboradores, dos pais ou dos alunos. Apenas assim as pesquisas funcionam e geram resultados. E é aí que a tecnologia entra: quebrando barreiras.
Ao invés do responsável do aluno precisar fazer pesquisas em folhetos ou seguir todo um caminho no site da escola ou seu email, hoje é possível disponibilizar um aplicativo para o celular dele, facilitando sua rotina e melhorando a taxa de engajamento das pesquisas.
A tecnologia precisa ajudar em todas as áreas da escola. Desde a gestão financeira, até as estratégias para matrícula e rematrícula de alunos.
De acordo com London, existe um jeito simples de começar a categorizar as famílias para conseguir dados.
A escola tem uma lista de todos os alunos matriculados. A equipe pedagógica pode dividir esses alunos e suas famílias em 3 diferentes grupos: quem está 100% satisfeito, quem tem alguma questão e quem está claramente insatisfeito. Esse é o tipo de tabela que pode ser feita bem no começo do ano letivo.
A partir daí, é importante sentar com o seu time e começar a pensar em planos de ação para cada um dos problemas. No segundo semestre, é importante revisar os dados e ver quem está rematriculando e quem não está para poder analisar se as mudanças aplicadas foram eficazes.
Através do sistema, o gestor consegue saber quantas matrículas e rematrículas foram feitas durante os períodos do ano. Esse dado, por si só, é uma análise quantitativa.
A partir daí, é hora de olhar qualitativamente. Quais rematrículas foram feitas antecipadamente? Quais rematrículas aconteceram com dificuldade? Olhando para o ano inteiro pelo sistema, dá para gerar muita informação importante e útil para a escola.
Até porque, o dado ajuda a individualizar as informações. Para construir e corrigir rotas da escola, as informações que vem da tecnologia ajudam a organizar e direcionar as estratégias de rematrículas de segmentos e turmas, pensando em conquistar as famílias.
O mundo está competitivo e apenas quem toma decisões criativas consegue continuar no mercado. Para tomar essas decisões, é importante se basear em dados e na análise deles. É importante começar pelo básico, se sua escola ainda não faz os planejamentos baseados neles.
Empresas como o isaac, Inspin e Soluções Sophia ajudam a facilitar a rotina das escolas através da gestão financeira e de gestão de escolar, além das análises dos processos das escolas.
Para quem já tem algum sistema de gestão, seja financeira ou escolar, é importante olhar o que já tem antes de tentar abraçar o mundo sozinho. Até porque, a valorização de dados não é trabalho de uma pessoa só.
Conteúdos para ajudar o planejamento de 2024 da sua escola:
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