Escolas

5 dicas eficientes para organizar a secretaria da escola

Papéis para todo lado, muitas tarefas, burocracia e nada de tempo. Veja como reverter o cenário e manter a secretaria escolar organizada

A secretaria escolar é muito importante para o bom funcionamento de toda instituição de ensino particular. Afinal, é o principal local de atendimento e de fluxo de questões administrativas e pedagógicas.

Vale lembrar também que, muitas vezes, esse ambiente é a porta de entrada da escola. A secretaria é onde ocorre o primeiro contato com as famílias interessadas em efetuar novas matrículas.

Portanto, para realizar um atendimento de qualidade, capaz de captar e reter alunos, a organização da secretaria deve ser uma prioridade.

Pensando na relevância desse assunto, fizemos uma seleção especial de dicas que podem te ajudar a manter a secretaria escolar mais organizada.

Embarque nessa leitura com a gente!

Qual é a importância da secretaria escolar?

A secretaria da escola é responsável por armazenar e manter os registros, documentações e arquivos dos alunos, corpo docente e também da própria IE. Além disso, faz e distribui comunicados e expedições para apoiar o desenvolvimento do processo escolar.

Ela também é considerada a porta de entrada da escola. Por esse motivo, deve estar de acordo com o projeto pedagógico e filosofia da sua instituição.

Por isso, é necessário que seja um ambiente organizado, que tenha uma estrutura e equipamentos adequados e que conte com uma equipe qualificada para atender às famílias da melhor maneira possível.

Por que investir na organização da secretaria escolar?

Contar com uma secretaria organizada é uma ferramenta poderosa para a gestão escolar de sucesso. Já parou para pensar nisso?

Um ambiente desorganizado, com processos cheios de burocracia e um grande volume de informações dispostas em pilhas de arquivos está longe do ideal. O impacto negativo disso é visto na gestão de recursos humanos, no desempenho individual dos colaboradores e, por consequência, nos resultados da escola.

Sendo assim, investir tempo e recursos para manter a secretaria organizada traz diversos benefícios. Em relação ao seu público, que são os alunos e responsáveis, ela passa uma sensação de controle, competência e eficiência, sendo um grande diferencial competitivo.

Internamente, a organização é vantajosa para que o trabalho seja potencializado, o que aumenta os níveis de produtividade e diminui o estresse de toda a sua equipe.

5 dicas para manter a organização da secretaria escolar

Agora, chegou o momento de conferir 5 dicas para ter uma secretaria organizada e funcional em sua escola desde já. Confira!

1. Conte com equipamentos tecnológicos adequados

Equipamentos tecnológicos adequados simplificam o dia a dia da secretaria escolar. Por isso, devem ter destaque no orçamento da escola.

Sendo assim, o ideal é contar com computadores e outros equipamentos que possibilitem arquivar todos os documentos impressos de uma forma digital.

O processo de digitalização de pilhas de papéis em planilhas ou sistemas de gestão fornece uma visão clara sobre alunos, professores, responsáveis e todos os processos da escola. Assim, a gestão escolar é otimizada e você ganha muito mais tempo.

E o isaac pode te ajudar com isso!

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2. Invista na infraestrutura

É essencial tornar a secretaria escolar um ambiente aconchegante, confortável e convidativo para as famílias e os estudantes.

Uma excelente estratégia é aproveitar esse espaço para divulgar iniciativas promovidas por sua escola, como fotos de eventos online e presenciais, ações sociais e também informativos e comunicados.

Isso pode ter impacto positivo na captação de novos alunos e reduzir a evasão escolar.

3. Tenha uma equipe qualificada e um atendimento personalizado

O atendimento ao público é um pilar em todos os setores, e não deve ser diferente no setor educacional. Um atendimento personalizado pode ser a peça-chave para o sucesso da IE.

A escola deve estar preparada para fazer uma apresentação atrativa sobre os seus diferenciais e propósito. Além disso, a equipe de colaboradores deve estar alinhada, ou seja, falar a mesma língua.

Para isso, foque no treinamento dos seus colaboradores. Eles devem estar capacitados a realizar um atendimento humanizado e empático, o que implica entender as necessidades de cada responsável e fortalecer os laços entre famílias e escola. Aposte nisso para alcançar uma boa gestão!

O isaac pode te ajudar com isso!

Aqui no isaac, nosso time de atendimento é responsável por conversar com as famílias, compreender sua realidade e propor a melhor solução para cada caso.

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4. Mantenha a organização

Não basta organizar apenas uma vez e não manter a organização. A arrumação contínua é fundamental para que a secretaria fique sempre em ordem.

Para isso, crie entre os colaboradores uma cultura de organização e limpeza no ambiente de trabalho. Descarte o que não será mais utilizado e guarde no local indicado os documentos e outros arquivos necessários para a gestão escolar.

5. Aposte numa gestão escolar incrivelmente simples

Diante de uma rotina tão burocrática e corrida, como é a das escolas particulares, é preciso investir em processos mais simples.

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