4 dicas para alcançar uma cobrança escolar eficiente

Já falamos diversas vezes sobre a importância de uma boa gestão financeira em uma instituição escolar. Sobre como é fundamental manter um fluxo de caixa saudável para garantir o bom funcionamento da escola, efetuando o pagamento das contas fixas e podendo, ainda, prever a situação financeira a longo prazo.

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Só assim é possível tomar decisões assertivas quanto ao destino dos investimentos – seja para realizar obras e melhorias ou para montar uma boa reserva financeira, por exemplo –, e ainda ficar tranquilo para poder focar nas outras muitas prioridades de uma rotina escolar.

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Um ponto delicado, porém indispensável, para que isso tudo ocorra é a realização da cobrança dos pais e responsáveis inadimplentes. Essa é uma tarefa que costuma causar dor de cabeça, pois pode ser desconfortável – tanto para quem cobra quanto para quem é cobrado – e, caso não seja bem feita, pode, ainda, ter desfechos negativos ou complicados.

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Mas fique tranquilo, gestor! Essa tarefa faz parte da administração escolar, sim, mas não precisa trazer sofrimento. Aqui vão algumas dicas para que a cobrança seja feita de forma mais assertiva e tranquila.

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1 - Tenha uma equipe apenas para realizar as cobranças da escola

Misturar as coisas nunca é uma boa opção. Imagine se uma pessoa responsável pelo setor de recursos humanos de uma instituição tivesse também a função de dar aulas de geografia para os alunos do quinto ano. Ou vice e versa. Esse acúmulo de funções não daria certo por alguns motivos:

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- A pessoa não teria tempo hábil para cumprir com suas duas tarefas

- A pessoa não seria plenamente capacitada para exercer com excelência as duas funções

- Talvez fosse confuso também para os alunos conversar na administração, por exemplo, com a mesma pessoa que comanda a sala de aula

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O mesmo acontece com a cobrança de pais e responsáveis inadimplentes. É muito importante que a pessoa (ou a equipe) responsável por lidar com essas questões financeiras seja focada única e exclusivamente nesta função.

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Dessa forma, além de contar com todas as ferramentas e conhecimentos necessários para executar um bom trabalho – inclusive no âmbito jurídico, quando necessário –, evita que haja um desgaste dos pais com a escola. 

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Afinal, como mencionamos no exemplo acima, seria muito complicado ter que resolver pendências financeiras com a mesma pessoa com quem eles devem conversar sobre o desempenho dos filhos na escola, não é mesmo?

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2 - Invista na gestão de pessoas

Essa equipe, responsável por fazer as cobranças, deve estar sempre atualizada sobre as melhores práticas para lidar com pais e responsáveis inadimplentes.

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Como essa não é uma tarefa fácil, é muito importante que o time esteja confortável e se sinta acolhido pela instituição escolar. A gestão, em todos os âmbitos de uma instituição, é essencial para manter um bom ambiente de trabalho. Dessa forma, será mais fácil também manter um bom relacionamento com os pais e estudantes.

Instituir metas, manter os funcionários motivados, trabalhar sempre a comunicação transparente, oferecer oportunidades e incentivar a atualização e especialização dos profissionais, além de manter uma cultura de feedbacks, que devem ser dados com uma frequência estipulada, são alguns dos métodos que podem fazer toda a diferença na gestão de pessoas na sua escola.

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3 - Faça com que a cobrança seja algo natural

Não precisa ser um bicho de sete cabeças e não precisa vir cheia de desculpas. Se o débito é devido, faz parte fazer a cobrança. É preciso apenas ter em mente que a cobrança deve ser feita sempre de forma respeitosa, sem causar constrangimento e com transparência.

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Por falar em transparência, uma boa forma de fazer com que a cobrança faça parte da rotina é começar essa prática antes mesmo da data de vencimento do boleto. 

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É isso mesmo, você não leu errado: vale começar a enviar recados programados, por e-mail ou pela melhor forma de comunicação possível com os pais, para lembrar, por exemplo, que faltam dez dias para o pagamento da mensalidade.

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Uma mensagem de aviso na data de pagamento também pode ser criada. Dessa forma, o assunto pagamento será natural tanto para a escola quanto para os pais e responsáveis pagantes. 

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Assim, se, porventura, o pagamento não for feito em algum momento, também será natural falar sobre isso. É preciso lembrar que o tema finanças, de uma forma geral, ainda é considerado um certo tabu na sociedade e é função da escola quebrar esse estigma aos pouquinhos. Afinal, todo mundo tem contas para pagar, certo?

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E se esse assunto passar a ser tratado de forma mais normalizada, os próprios pais não terão dificuldades em conversar com a escola caso haja algum atraso que possa ser justificado, tornando muito mais leve essa troca entre as partes envolvidas e interessadas. Essa prática faz com que a relação com os pais siga harmônica e evita, inclusive, a evasão escolar. 

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4 - Conte com uma ferramenta parceira de gestão financeira escolar

Quando a escola se torna parceira de uma plataforma como o isaac, a instituição não precisa mais se preocupar com as cobranças, que passam a ser realizadas pela nossa equipe.

Para a escola, há a vantagem de ter toda a visão administrativa e financeira compilada em um só lugar, com segurança e tecnologia. O isaac também garante a receita mensal da instituição, oferecendo segurança financeira para que você, gestor ou diretor, possa focar no ensino e nas melhorias necessárias para sua IE prosperar.

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Para os pais, o serviço disponibiliza diferentes formas de pagamento, para que a hora de investir ali naquele boleto seja o mais fácil e prática possível, sem dor de cabeça para nenhum dos lados. Incrível, né?

O isaac também preza pelo atendimento de qualidade e, assim, garante que a boa relação entre famílias e escola seja mantida, independentemente de como está a situação financeira de cada caso.

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Há menos preocupações e mais soluções para o seu dia a dia na escola. Para saber mais, entre em contato com a gente!