Escolas

Como cobrar as mensalidades atrasadas na sua escola?

Veja 7 dicas infalíveis para manter o bom relacionamento com as famílias, cuidar da saúde financeira da escola e reduzir a inadimplência

A importância da boa gestão financeira para o funcionamento saudável da sua escola é um tema que está sempre em pauta aqui no nosso blog. Sabemos como ter previsibilidade de caixa é um fator fundamental no gerenciamento escolar, e que te permite focar e investir no que realmente importa: educar.

Abordamos neste artigo um tópico delicado para as escolas particulares, ainda mais no momento de crise econômica em que todo o setor se encontra.


Como cobrar mensalidades atrasadas de forma que o bom relacionamento com os responsáveis seja mantido, e que a escola não tenha que ficar insistindo constantemente para que isso diminua ou não aconteça?

1. Tenha um departamento ou alguém responsável por cobrar as mensalidades atrasadas


Dados da AOG Consultoria Educacional apontam que os diretores escolares gastam mais de 70% do seu tempo resolvendo problemas e cuidando de tarefas operacionais nas escolas. Apenas 16% do tempo acaba sendo destinado a orientar o time e 11% para planejar o futuro.


Lembre-se de que o mantenedor deve agir como um maestro dentro da instituição de ensino. A partir do momento em que ele para de orquestrar e pega um instrumento, a música não flui. Falamos muito em dinheiro e como ele é um combustível forte para o funcionamento das IEs, mas o tempo também é essencial.


Mais do que isso, é extremamente importante que essa tarefa seja feita por colaboradores que não tenham contato direto com os alunos e que não lidem com as famílias em outros momentos, como os de foco mais pedagógico.

Cobranças nunca deixam boas lembranças e você não vai querer ser vinculado a isso quando um responsável te encontrar em uma festividade da escola, além dessa separação também evitar constrangimentos com os estudantes no ambiente escolar.


2. Cultive relações e não negócios

Não confunda esse tópico como gestão de recursos humanos. Aqui estamos falando de pessoas, como professores, alunos, familiares, colaboradores etc. Nesse tempo de pandemia, em que o relacionamento está sendo realizado à distância, ficou ainda mais comprovado de que a boa gestão do capital humano é imprescindível para a resiliência da instituição. Sua escola precisa sempre estar trabalhando nisso!


A compreensão desses indivíduos perante o momento delicado em que a escola se encontra pode aliviar a tensão das conversas relacionadas a cobranças, além de se refletir em um atendimento mais humanizado por parte da sua equipe.


A gestão do capital humano é algo que se constrói a longo prazo e que deve ser fomentada diariamente. A sua escola pode promover encontros com as famílias e os professores para tratar desse assunto, por exemplo.


3. Atendimento humanizado

Derivada da dica dois, essa questão é primordial e é puro reflexo da sua figura como diretor e do ambiente escolar que criou. O atendimento humanizado só funciona quando os seus colaboradores estão em sincronia com a escola, com os seus valores e com a sua missão.


O atendimento humanizado faz com que as famílias sintam-se parceiras e queridas pela escola, e não como um simples CPF que paga a conta no fim do mês.


Lembre-se de que cada pagador tem as suas próprias características e motivos para não conseguir efetuar o pagamento das mensalidades escolares. O contato deve ser personalizado para se adequar a cada situação e não uma fórmula pronta para todos os inadimplentes.


4. Muito cuidado com os descontos!

Os descontos e os parcelamentos das dívidas às vezes parecem as soluções mais óbvias para resolver as mensalidades atrasadas e evitar a evasão escolar, mas essas ações podem acabar enviesando o orçamento da escola e levando-a à falência.

É necessário que seja feito um planejamento para avaliar o perfil do pagador, o valor do desconto e por quanto tempo ele pode ser aplicado para não dar a falsa sensação de que a escola está lucrando quando, na verdade, não está recebendo o suficiente para arcar com os custos do dia a dia.


5. Indique todas as consequências

Leonardo Nascimento, sócio fundador da Urca Capital Partners, deu a seguinte declaração para o Banco Mundial:

"O boleto da escola se tornou o melhor para deixar em atraso. Então, as instituições de ensino ficaram com uma inadimplência muito alta desde 2020 e vem aumentando muito na medida que a incerteza também aumenta. As escolas estão com muita dificuldade de caixa. Em 2021, estamos vendo o reflexo disso tudo, com muitas instituições fechando.”


Veja bem, depois de tudo o que falamos neste conteúdo, o indicado aqui não é ameaçar e nem intimar as famílias a pagar as mensalidades atrasadas. É importante que o responsável financeiro entenda a consequência das demoras para a instituição e para ele próprio.


Essas consequências precisam ser apontadas, de preferência, na primeira conversa com os familiares, e não apenas quando há alguma mensalidade em aberto. Como pudemos observar na declaração anterior, os boletos escolares sempre são os primeiros a serem escolhidos quando há a necessidade de atrasar ou negociar um pagamento.


Parece óbvio, mas nem todos os responsáveis financeiros entendem que isso impacta diretamente na educação e no serviço pelo qual estão pagando.


6. É melhor prevenir do que remediar

Mais do que aprender a cobrar as mensalidades atrasadas, é importante prevenir o atraso dos pagamentos. Veja como é possível fazer isso:

  • Ofereça mais meios de pagamentos e utilize a cobrança automática vinculada ao cartão de crédito dos responsáveis financeiros. Assim, você mitiga o risco de esquecimento que é um dos maiores causadores da inadimplência;

  • Tenha controle total das suas finanças e dos pagamentos faltantes. Assim, fica mais fácil entrar em contato com as famílias antes de se tornarem inadimplentes, o que pode dar uma visão estratégica para a escola prever e lidar melhor com as mensalidades atrasadas;

  • Ofereça descontos para as famílias pagarem antecipado;

  • Investimentos em ferramentas e sistemas de gestão são extremamente aconselhados para que você e a sua equipe consigam cumprir com excelência todos esses tópicos. A sua escola deve estar sempre ligada e a par de tudo o que acontece no mercado educacional.


7. Seja incrivelmente simples e tenha um procedimento padrão

Como dito na primeira dica, o diretor tem que funcionar como um maestro na escola, estando alinhado a todos os setores. Instrua bem o responsável pelas cobranças e crie um passo a passo a ser seguido em casos de inadimplência.


Ressalte que esse processo deve conversar com o atendimento humanizado, funcionando como uma base que pode ser adaptada para cada caso.

Separamos um exemplo de procedimento que poderia ser feito:

  • Enviar um e-mail ou um WhatsApp de lembrete do pagamento para todos os responsáveis, três dias antes do vencimento dos boletos;

  • Contatar todos os responsáveis um dia após o atraso da mensalidade, para verificar o motivo do não pagamento e se disponibilizar para resolver a questão da melhor maneira possível;

  • Definir com o inadimplente um novo prazo;

  • Enviar um e-mail ou WhatsApp um dia antes do novo vencimento acordado;


As palavras-chave para que esse processo seja bem-sucedido são: organização, registro e automação. Mais uma vez, é extremamente indicado que a escola tenha algum sistema financeiro ou de gestão que auxilie a equipe nessa atividade.


Detalhes que fazem a diferença!

Lidar e cobrar mensalidades atrasadas não é uma atividade tão óbvia quanto parece, alguns detalhes e processos podem fazer toda a diferença. Vimos que mais do que nunca o atendimento humanizado e o bom relacionamento com as famílias e colaboradores é um dos maiores diferenciais em tempos difíceis.


Além disso, organize e oriente o seu time a agir de forma a mitigar a inadimplência que, na maioria das vezes, é causada por esquecimentos ou grandes dificuldades financeiras. Para os casos mais complexos, tenha um histórico de boas relações e trate toda a situação de uma maneira que a escola não rompa a sua conexão com os pais e responsáveis.


O atendimento humanizado foi um dos pilares para a construção da cultura do isaac. Nossa missão é empoderar escolas para reescrever o amanhã, garantindo a sua receita mensal, sem atrasos e com total transparência, para que você não precise mais se preocupar com a inadimplência e tenha previsibilidade de caixa para tirar os sonhos da sua escola do papel.


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