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Gestão

5 ações práticas para potencializar a captação de alunos

Confira as dicas de Pedro London, fundador da Inspin, para sua escola alcançar os melhores resultados ao longo da jornada com os responsáveis financeiros

Publicado em
9/10/2023
07min
💡 Dica: se a palavra estiver azul, ela é clicável e te leva ao link com mais detalhes!

Não importa o tamanho da escola, a proposta pedagógica, a região onde ela atua ou os diferenciais que oferece. Uma coisa é certa: neste momento, as atenções estão voltadas para o processo de matrícula e rematrícula

É agora que os contatos se intensificam, as visitas acontecem, dúvidas surgem por diferentes canais. O resultado deste trabalho vai se traduzir diretamente nas atividades da instituição de ensino no próximo ano. 

Afinal, é o número de alunos que vai proporcionar renda e definir as decisões de gestão que serão tomadas ao longo de 2024.

Mas como captar novos alunos, inserindo a campanha numa estratégia mais ampla de crescimento? O isaac, a maior plataforma de soluções financeiras feita para escolas, é aliado neste momento tão desafiador e tão estratégico. 

Espaço interativo

Além apoiar as mais de 1400 instituições de ensino parceiras nesta missão, a plataforma também produz diálogos relevantes sobre o tema. 

É o caso de uma edição do Café com isaac, que tem como objetivo criar um espaço interativo onde profissionais da educação possam se reunir, compartilhar suas experiências e enriquecer seus conhecimentos.

O episódio sobre matrículas e retenção de alunos contou com a presença de Pedro London, fundador da Inspin e outras edtechs, sócio e conselheiro de escolas em São Paulo e Minas Gerais. 

Ele interagiu com Pedro Neto, advogado e especialista em Direito Educacional e de Relações Institucionais no isaac, para falar sobre estratégias práticas para potencializar a captação de novos alunos para as escolas.

Ação com metodologia 

“O setor escolar ficou por muito tempo carente para soluções de apoio à escola como negócio. A área administrativa, o setor financeiro, a organização do crescimento, não contava com apoio de parceiros, porque o foco estava nas soluções voltadas para o aspecto didático”, argumenta London.

O Inspin atua precisamente nesta frente, ele informa. “Estruturamos uma metodologia para sistematizar o esforço de captação de alunos, apoiado em pilares importantes. Muitas dicas que apresentamos parecem óbvias, mas apresentam resultados muito expressivos quando colocadas em prática”. 

Mas como conciliar este esforço com a rotina escolar? “Os profissionais que trabalham numa escola trabalham muito, vivem uma rotina intensa. É difícil conciliar as demandas por atenção”, aponta Neto.

É difícil, mas possível. Confira agora as 5 sugestões que London apresentou na live.  Várias são detalhadas no e-book gratuito produzido pelo isaac sobre o tema.

1. Cuide da jornada das famílias

O funil de captação começa no momento que uma família começa a pesquisar uma instituição de ensino. Pode ser visualizando o site ou as redes sociais, por indicação de conhecidos, ou por proximidade geográfica. 

“Este é um momento decisivo. Muitas escolas criam sites e não os atualizam. A página não apresenta a visão de mundo da organização, deixa de apresentar detalhes importantes, como o fato de ser bilíngue. O resultado é que, do ponto de vista das famílias, muitas escolas parecem iguais”, afirma London.

Melhorar a comunicação, fornecendo informações claras e objetivas, representa um diferencial muito importante para ampliar a taxa de conversão e matrículas. “Além do acesso a dados pela internet, manter canais efetivos de comunicação faz toda a diferença”, diz o especialista.

“Se ninguém atende o telefone nem responde a mensagens por chat, se o agendamento da visita fica para depois de suas semanas, há boas chances de a família optar por outra escola”.


2. Garanta os recursos

Acompanhar o andamento de cada contato é muito importante, lembra London. “É preciso definir a estrutura necessária para acompanhar os canais de comunicação. Um trabalho de acompanhamento atencioso ao longo de toda a jornada proporciona resultados expressivos”.

Ele cita um exemplo. “Uma escola que recebe 200 contatos, costuma converter 24 deles, e passa a converter 40, dá um salto significativo. Muitas vezes a estrutura já é subutilizada, o aumento da procura não vai demandar investimentos pesados. E, a uma mensalidade de R$ 800, vai render para a instituição de ensino R$ 1,5 milhão adicionais em dez anos”.


3. Invista na visita

O momento de receber as famílias precisa ser planejado com cuidado, aponta o fundador da Inspin. “O que as pessoas têm de mais escasso é o tempo. A pessoa deixou a vida de lado para conhecer sua escola. Aquele é o momento de encantar”. Para Pedro Neto, mesmo que não haja conversão, o esforço vale a pena. “Por um motivo ou outro, os responsáveis financeiros podem não matricular os filhos. Mas, se ficarem com uma boa impressão, podem recomendar a escola”.

É difícil indicar a pessoa mais bem posicionada para conduzir a visita, diz London. “Uma pessoa da área pedagógica pode explicar a proposta, mas não dominar técnicas de venda. O contrário também pode acontecer, uma pessoa do administrativo não apresentar devidamente os diferenciais da proposta da escola”.

A solução para o dilema é oferecer treinamento. “Existe um esforço que antecede este momento: é o de listar três, quatro, cinco diferenciais que caracterizam a escola. Eles precisam estar disponíveis no site, nas redes sociais e em todas as comunicações. Inclusive na visita. Isso é algo que se treina”.

Colocar o gestor para acompanhar algumas das visitas, mesmo que seja enviando um coordenador, é importante. “Muitas vezes ele não sabe como este processo é conduzido, quando na verdade pode contribuir para a melhoria do atendimento neste momento crucial”.


4. Cuide do pós visita

O trabalho de monitoramento da parte do gestor se estende para o momento pós visita, diz London. “Conversar semanalmente com a equipe, acompanhando os resultados, ouvido as dificuldades, ajuda a modular a estratégia. E evita o risco de apenas esperar até o começo do ano letivo para identificar falhas e acertos ao longo do processo”.

Os profissionais precisam do feedback e contam com suporte. “Eles são dedicados, mas demandam acompanhamento e atenção”.


5. Olhe para fora

A escola também se comunica com a sociedade em situações inesperadas. Um muro mal pintado, um jardim mal-cuidado, por exemplo. “Entender que imagem a escola transparece para a comunidade é parte integrante dessa dinâmica”.

Investir em marketing, físico e digital, também é fundamental. “Quem não é visto não é lembrado. A comunicação dos elementos que diferenciam a instituição de ensino é um trabalho rotineiro, que ai além do período de rematrícula e mostra resultados na etapa de retenção e captação de alunos”.

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Com mais de 400 mil famílias apoiadas, R$ 2,5 bilhões garantidos às escolas em dia, o isaac segue propondo caminhos para aprimorar a capacidade de gestão das instituições de ensino, para que elas possam focar na formação dos alunos.

Como resultado, criou soluções de secretaria digitalizada, segurança financeira e gestão de inadimplência, além da ações que viabilizam o crescimento das escolas.

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