O segundo semestre é um dos períodos mais intensos para as instituições de ensino. Afinal, assim que termina o recesso escolar, os gestores já começam a pensar no planejamento da campanha de rematrícula, cujo interesse é confirmar se o aluno matriculado permanecerá ou não.

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Como o sucesso desse processo pode impactar diretamente na manutenção da saúde financeira da escola, são perfeitamente compreensíveis as tensões vivenciadas neste momento.

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É importante lembrar que as ações realizadas ao longo de todo o ano letivo no ambiente escolar influenciam bastante na retenção dos estudantes.

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Mas calma, com a participação da sua equipe, uso de tecnologias adequadas e boas estratégias, é possível fazer uma campanha criativa de rematrícula.

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E para deixar você gestor menos sobrecarregado diante desta importante tarefa, separamos algumas dicas valiosas que podem ajudar nesta missão. Confira!

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Faça da sua escola uma vitrine!

A seguir listamos 5 dicas para fidelizar alunos ao longo do ano e aumentar as taxas de rematrícula:

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1. Apresente os resultados da sua escola durante os dois semestres. Divulgue nas redes sociais, no site e nos comunicados com as famílias.
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2. O consumo de podcast, programa de áudio que fica disponível em dispositivos com acesso à internet, tem crescido no Brasil e divulgar as conquistas da sua instituição de ensino dessa forma pode ser uma estratégia inovadora.
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3. Invista no acolhimento e no bom relacionamento. Alunos, familiares e responsáveis  precisam se sentir ouvidos o tempo todo e não apenas no período de adaptação, que costumam ser mais desafiadores para as crianças pequenas. Veja 6 passos para ter uma comunicação escolar eficiente.
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4. Capacite os colaboradores para um atendimento de excelência. Isso inclui a portaria, secretaria, manutenção, limpeza e educadores.
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5. Publique fotos da sua escola e das propostas pedagógicas nas redes sociais, e deixe-as também em destaque no site oficial.

 Você sabe quem são os alunos fidelizados?

Saber quem são os alunos cujas famílias têm interesse em renovar a matrícula e quem são os estudantes e responsáveis que demonstram a intenção de trocar de escola, é uma boa estratégia para dar início à sua campanha.

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É possível conseguir essas informações promovendo uma pesquisa de intenção de matrícula. As respostas auxiliam a entender se alguma turma ou segmento, por exemplo, tem questões específicas que precisam ser melhor trabalhadas.

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Aproveite a facilidade da tecnologia dos aplicativos que realizam a comunicação escolar para fazer esse levantamento e, ainda, inclua algumas perguntas para saber como as famílias avaliam a proposta pedagógica, a estrutura da sua escola, as atividades do contraturno, o desenvolvimento das crianças e adolescentes etc.

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Todas essas informações são importantes para mapear o que será feito na retenção, e até mesmo na captação dos estudantes. Aproveite para saber o que a sua escola pode fazer para também ter sucesso na campanha de matrícula. 

Converse com os responsáveis

Com a resposta da pesquisa em mãos, agradeça as famílias que responderam que têm a intenção de permanecer na instituição de ensino.

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Já deixe preparado um texto de agradecimento pela confiança na sua escola e, se possível, adiante as informações da rematrícula, sinalizando o período em que ela será realizada.

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Já para os responsáveis que pontuaram que não sabem se continuarão com os filhos na escola ou que sinalizaram que não vão renovar a matrícula, invista no diálogo. Uma boa conversa é ótimo para entender os motivos, ouvir pontos que podem ser melhorados, o que está faltando e por aí vai.

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Treine sua equipe para que ela tenha um atendimento acolhedor, para que realmente consiga entender as causas  que podem levar a evasão desse estudante.

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Será que a família está com problemas financeiros? Os responsáveis estão enfrentando dificuldades no relacionamento? Há insatisfação com o ensino? Com o projeto pedagógico?

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São inúmeras as possibilidades! E buscar entender o que está motivando a perda desse aluno é fundamental para tentar reverter este cenário e, até mesmo, evitar novas saídas.

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Quando começar a campanha?

Uma das etapas do planejamento é incluir a campanha de rematrícula no calendário escolar.

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As ações devem ter início ao menos 15 dias antes da data oficial em que começam, de fato, a serem efetivadas as renovações.

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Ou seja, se a sua escola for começar o período de rematrículas em 20 de agosto, por exemplo, toda a abordagem e as estratégias precisam estar prontas para serem colocadas em prática já na primeira semana deste mês.

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Alguns consultores, inclusive, recomendam não deixar a campanha para os últimos meses do ano. A orientação desses especialistas é antecipar a data para começar o processo antes dos concorrentes.

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Especificamente neste ano, vale a pena você gestor estar atento ao calendário, já que dois grandes eventos estão marcados para o segundo semestre: as eleições 2022, em que o primeiro turno está previsto para 02 de outubro; e a Copa do Mundo, que ocorre entre os dias 21 de novembro e 18 de dezembro.

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Enumere as realizações deste ano e crie expectativas para o próximo

Na comunicação com as famílias, seja por meio de comunicados oficiais, em reuniões de pais ou nos eventos escolares, enumere todas as realizações que foram feitas na sua instituição de ensino ao longo deste ano.

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Liste as melhorias físicas e estruturais, como ampliações de sala, manutenção da quadra poliesportiva e aquisição de tecnologia.

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Incluir pontos que humanizam a sua escola pode ser um grande diferencial, como a horta que foi criada pelos alunos, um projeto social e a feira de ciências.

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Porém, como estamos falando de uma nova etapa, uma campanha criativa de rematrícula também deve dar um “gostinho de quero mais” para as famílias.

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Aguce a expectativa para o próximo ano letivo, contando quais são as novidades já previstas para o segundo semestre, quais melhorias devem ocorrer e quais projetos inovadores devem ser implementados.

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Facilite o processo com o uso de tecnologias

A ampla utilização da tecnologia foi uma das marcas da pandemia de Covid-19 e, algumas das comodidades vivenciadas neste período, podem ser mantidas para facilitar o dia a dia das famílias.

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Por isso, vale refletir sobre a possibilidade de fazer a campanha de rematrícula por meio da assinatura eletrônica, em que os contratos podem ser enviados por aplicativos ou por e-mail.

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Tornar o processo menos burocrático e sem dores de cabeça para os responsáveis é uma das apostas de sucesso para se conseguir uma boa taxa de rematrículas.

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isaac indica

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