As campanhas de matrícula e rematrícula representam um momento importante para as escolas. É quando a instituição de ensino se vê desafiada a entregar o melhor desempenho na comunicação, atendimento, negociação e outras ações. 

Neste momento, existem dois caminhos possíveis para a instituição de ensino. As famílias apresentam um feedback que se expressa na continuidade, ou não, do relacionamento com a escola. Já outras iniciam a interação em busca de firmar uma parceria que seja longa e satisfatória. 

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O resultado desses caminhos ajudam a definir os próximos passos da escola e, pensando em aprimorar esse processo, o isaac convidou o parceiro e CEO do Grupo Rabbit Educação, Christian Rocha Coelho, para listar possíveis estratégias para aumentar a base de alunos. 

1. Repense seu atendimento

Escola é espaço de acolhimento aos estudantes e famílias, uma vez que esses buscam construir uma relação a longo prazo com a escola que terá impacto direto na formação dos jovens. Há uma expectativa por cuidado, transparência, clareza e objetividade em cada interação. 

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Quando se trata de temas delicados, seja por inadimplência escolar  ou demais temas, a relação é submetida a um teste fundamental. No momento da rematrícula ou matrícula escolar de novos alunos, o contato atinge um ponto de inflexão. E o resultado final é, em grande parte, fruto desse trabalho de longo prazo.

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O atendimento e o pós-atendimento altamente qualificados estão no centro desse processo. Em um cenário em que empresas de outros setores são pressionadas a melhorar exponencialmente a qualidade do relacionamento com seus consumidores, as instituições de ensino precisam avaliar com franqueza o que pode melhorar no relacionamento com as famílias.

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Segundo Christian Rocha Coelho, três fatores podem comprometer ou garantir a qualidade e produtividade do atendimento das escolas. São elas: 

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1.1 Perfil da equipe 

Quem deve atender às famílias: a coordenação, a secretaria ou uma equipe contratada? Os melhores resultados ocorrem quando a escola permite que a escolha da equipe e a ordem de prioridade no atendimento venha dos próprios colaboradores. 

1.2 Organização 

Após a formação da equipe, o passo seguinte é deixar claro quem assumirá as responsabilidades administrativas e financeiras. Depois que todos os colaboradores tomarem ciência de suas respectivas funções, é o momento de elaborar o fluxograma do atendimento. 

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1.3 Capacitação 

O time precisa ter consciência que o contato com o responsável financeiro é valioso, ainda que ele não tenha matriculado o jovem na escola. Pensando nisso, é indispensável que os colaboradores recebam um treinamento completo para que estejam capacitados a oferecer o melhor atendimento aos responsáveis financeiros.

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2. Instale uma campanha de sucesso

Agora que a equipe está devidamente dividida e capacitada, chegou o momento de interagir com quem irá tomar a decisão de matricular ou rematricular o aluno. 

Nesse contexto, o atendimento entra como serviço principal. Caprichar na apresentação e organizar a distribuição das equipes são ações que vão determinar o sucesso na aquisição e retenção dos alunos. 

Além disso, a capacitação também permitirá que os atendentes saibam distinguir quais dúvidas são emergenciais e aquelas que podem ser respondidas posteriormente. 

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Lembrando que a continuidade do contato também é outro ponto fundamental. Informações, dúvidas, sugestões e demais pontos levantados devem ser registrados e compartilhados com toda a equipe, assim todos poderão construir juntos boas ações para atender a esses pedidos. 

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3. Aposte no atendimento pleno

Uma parte importante do atendimento consiste em traçar o perfil das famílias, especialmente aquelas que estão começando sua jornada na instituição de ensino. 

Perguntas como idade, escolaridade, moradia, necessidades e onde conheceu a escola são algumas das informações cruciais na construção de uma estratégia personalizada. 

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Além de ter acesso a essas informações, proponha uma interação presencial para apresentar as instalações e permitir que os responsáveis financeiros sintam-se ambientados ao local. 

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Quando estiver com eles, use uma linguagem de fácil entendimento, trabalhe argumentos que façam sentido ao responsável e, por último, tenha um discurso diferenciado dos concorrentes e demais escolas.

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4. Detalhe os benefícios

Para facilitar a memorização da mensagem, a comunicação da escola deve ser iniciada pela explanação das características do serviço e finalizada pelos benefícios que as famílias e alunos receberão. 

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Isso acontece pois quando o cérebro precisa resgatar a informação ou o conhecimento da memória de longo prazo, o que vêm à tona inicialmente são os benefícios. 

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Fique atento: preço e infraestrutura não podem ser considerados diferenciais, pois não existe escola que não os possua. Por outro lado, espaços diferenciados com uma vasta área verde e playgrounds podem ser incorporados no discurso. 

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5. Conheça o isaac

O isaac - a maior plataforma de soluções financeiras para escolas - pode ser o seu grande aliado em ações de aquisição e retenção escolar! 

Oferecemos diversas vantagens que facilitam as matrículas e rematrículas nas instituições de ensino: 

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• Parcelamento do valor de pré-matrícula em até 5 vezes no cartão; 
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• Gestão em tempo real de todo o processo de matrícula com a plataforma meu isaac; 
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• Cobertura de mensalidades em condições predeterminadas com o Seguro Familiar isaac, em parceria com a Porto Seguro; 
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Conteúdos que você pode gostar:

• E-book: Guia para uma campanha de matrículas de sucesso
• Estratégias para rematrícula e matrícula em escolas particulares
• 4 cuidados que a escola deve ter durante o período de matrícula