Conseguir prever – sem sustos e dores de cabeça – se o orçamento disponível da instituição de ensino vai conseguir cobrir todas as despesas e os investimentos do mês, é o que almeja todo diretor de escola, não é mesmo?

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Afinal, ter previsibilidade financeira escolar é algo necessário para que todo gestor possa tomar, com confiança, decisões importantes e assertivas a partir da leitura e análise de dados confiáveis.

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Reduzir a inadimplência é uma das ações principais para planejar as finanças da escola de maneira saudável e equilibrada. E para que você tenha sucesso nessa jornada desafiadora e incrível de gestão escolar, listamos 10 estratégias valiosas de previsibilidade financeira. Confira!

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1. Comece com o básico: é importante cobrar

Sabemos que não é uma tarefa fácil cobrar as famílias que estão com as mensalidades atrasadas. Afinal, são inúmeros fatores que podem levar à inadimplência, desde o desemprego até a falta de controle financeiro dos responsáveis.

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Agora, é preciso que você também tenha a clareza que essa dor atinge a grande maioria das escolas. Um levantamento da WPensar, sistema de gestão escolar, revela que 86% dos mantenedores escolares sofrem com mensalidades não pagas.

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Mas, infelizmente, com a inadimplência as contas não fecham. Por isso, começar a cobrar é fundamental.

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2. Filtre na entrada

Antes de celebrar a efetivação de uma nova matrícula, alinhe com a sua equipe a importância de fazer a análise do perfil financeiro do responsável pelo pagamento da mensalidade do aluno.

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Pedro Neto, advogado especializado no atendimento de escolas e direito educacional, contador, sócio fundador da Educa Legal e Guimarães Neto Advogados, e responsável pelas relações institucionais no isaac, aconselha a fazer consulta paga no SPC/Serasa e consulta gratuita de processos judiciais.

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Analisar esses dados antes mesmo da emissão dos contratos podem contribuir para evitar futuras dores de cabeça.

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3. Elabore um bom contrato de serviço

Tenha uma atenção especial na elaboração dos contratos e certifique-se que todas as condições imprescindíveis para a saúde financeira da instituição estejam formalizadas no documento.

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É importante que seja um contrato físico com assinatura, o que garante uma autenticidade semelhante a um reconhecimento de firma em cartório, além de contar com duas testemunhas.

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Se for possível, tenha um segundo contratante. A medida dá ainda mais garantias para sua escola.

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4. Defina uma régua de cobrança para alunos ativos e inativos

Uma dica valiosa é implementar ações preventivas, seja por e-mail, SMS ou até mesmo agenda eletrônica, por meio de aplicativo que faz a comunicação entre as instituições de ensino e as famílias.

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“Para diminuir o descumprimento do pagamento das mensalidades utilize ferramentas inteligentes que possam enviar notificações automáticas que alertem as famílias e responsáveis sobre o vencimento das mensalidades”, completa Paula Jorge, Diretora Comercial do isaac.

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Depois disso, defina ações estratégicas personalizadas para cada perfil de aluno, sendo ativo ou inativo.

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5. Conheça a real situação do seu cliente

Já refletiu sobre como manter o cadastro atualizado pode ser essencial? Porque para conhecer a situação de cada cliente, um dos pontos indispensáveis é conferir como está o histórico de pagamentos e contas.

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A consulta do perfil financeiro da família também é importante nessa busca por informações, assim como conversar com a equipe pedagógica.

6. Explore as opções de cobrança extrajudiciais antes de seguir para o judicial

O que você quer é conseguir ter previsibilidade financeira sem dor de cabeça, não é mesmo? Então, antes de ir para a Justiça, processo que pode tornar tudo ainda mais lento e desgastante, veja todas as outras possibilidades que existem para fazer a cobrança. “O processo judicial é caro e moroso”, afirma Pedro Neto.

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 7. Defina uma política de negociação de débitos

Para reduzir a inadimplência, é fundamental elaborar uma política de negociação de débitos. Isso tudo precisa estar definido com muita clareza na instituição. Aqui, Pedro Neto deixa quatro reflexões que devem ser feitas pelos diretores: régua e alçadas de descontos, parcelamento, meios de pagamento e termos de confissão de dívida.

Segundo o Google, o instrumento de confissão de dívida é um contrato firmado entre duas ou mais partes, e constitui ao credor uma garantia legal para o pagamento do valor devido pelo inadimplente. Em outras palavras, é um instrumento jurídico que formaliza uma promessa de pagamento do devedor para o credor.

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8. Defina uma meta e acompanhe a evolução

Coletar e analisar dados é uma boa prática que deve ser adotada em toda gestão escolar. Para isso, será necessário preparar relatórios, gerar métricas que sejam claras e, caso sua escola não conte com um sistema, utilizar o excel para organizar todas as informações em planilhas.

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Para facilitar, deixe sempre em dia as contas a receber e pagar, assim como mantenha atualizado o número de inadimplência.

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Feito isso, converse com sua equipe para elaborar uma meta e, então, com base nos números, acompanhe a evolução. 

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9. Não tenha medo de cobrar

Como já falamos por aqui, pode até ser uma situação difícil para alguns diretores... Mas não há motivos para ter medo de cobrar. “Relação com o pai requer zelo, mas não é intocável”, destaca Pedro Neto.

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Outra recomendação é conversar com as famílias e propor acordos financeiros que sejam bons tanto para os responsáveis quanto para a instituição de ensino.

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E se a cobrança não estiver funcionando, será necessário mudar a estratégia. Mesmo que isso signifique contar com a ajuda de uma empresa especializada.

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10. Facilite o pagamento

Você já tentou disponibilizar mais meios de pagamento para os responsáveis? Pode ser uma boa maneira de reduzir o atraso nas mensalidades.

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Outro ponto de grande importância é focar em ter uma equipe exclusiva de suporte para dúvidas e cobranças. Paula Jorge sugere, ainda, que esses colaboradores busquem entender e descobrir o principal motivo que tem levado as famílias à inadimplência.  

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isaac indica

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