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Finanças

Como organizar as finanças escolares? Aprenda 10 dicas práticas

Algumas dicas podem fazer toda a diferença para a gestão financeira escolar. Confira algumas delas e saiba como o isaac pode te ajudar nesse processo!

Publicado em
6/5/2022
09 min
💡 Dica: se a palavra estiver azul, ela é clicável e te leva ao link com mais detalhes!

Saber como organizar as finanças escolares é essencial para uma boa gestão escolar. Do planejamento financeiro à cobrança das matrículas, é preciso organização para garantir a previsibilidade financeira necessária para um crescimento saudável.

No entanto, a gestão financeira escolar é um desafio para muitas instituições. Nem sempre é fácil garantir que o orçamento cobrirá todas as despesas, por exemplo, ou saber como serão os casos de inadimplência durante aquele ano. 

Pensando nesse desafio da gestão escolar, preparamos este artigo com 10 estratégias para te ajudar a organizar as finanças escolares. Continue a leitura e descubra como garantir o crescimento saudável da sua instituição!

Por que é importante organizar as finanças escolares?

De maneira bem resumida, podemos dizer que organizar as finanças escolares ajuda a instituição a tomar decisões estratégicas, embasadas e bem informadas acerca do financeiro.

Ao implementar estratégias para economizar nas despesas escolares, a instituição pode investir em recursos adicionais para aprimorar a educação, criando projetos inovadores e recursos atrativos que ajudem a reduzir a evasão escolar.

Além disso, incluir a organização financeira no planejamento escolar fortalece o relacionamento com os responsáveis, pois é mais fácil confiar em instituições transparentes e bem gerenciadas, criando uma base sólida de confiança mútua.

Como montar um orçamento escolar eficiente?

Para uma gestão escolar de sucesso, é preciso saber como montar um orçamento escolar eficiente, já que esse é o norte para as próximas ações da sua instituição de ensino. Quer saber como criar um orçamento escolar? Confira dicas abaixo! 

  1. Analise as receitas e despesas atuais da instituição para entender o cenário financeiro;
  2. Verifique os saldos dos anos anteriores para identificar tendências;
  3. Estabeleça metas financeiras de curto, médio e longo prazo e projete cenários otimistas, realistas e pessimistas para esses objetivos;
  4. Crie planos de ação adequados a cada cenário;
  5. Defina um teto de gastos e mantenha um controle rigoroso das finanças.

Essas táticas simples ajudam a montar um orçamento eficaz para a sua escola. Mas, para melhorar ainda mais a gestão financeira, não deixe de conferir as estratégias do próximo tópico que oferecem orientações valiosas sobre como aprimorar ainda mais a organização das finanças escolares!

10 estratégias para organizar as finanças escolares

Uma boa gestão financeira escolar é fundamental para o sucesso de uma instituição educacional. O controle financeiro escolar não apenas garante uma gestão eficiente dos recursos, mas também permite realizar investimentos estratégicos, como o marketing digital para escolas.

Por isso, confira a seguir 10 estratégias poderosas para ajudar você a aprimorar a organização financeira do seu colégio!

1. Comece com o básico: é importante cobrar

A inadimplência é uma realidade na maioria das escolas do país. Um levantamento da WPensar, sistema de gestão escolar, revela que 86% dos mantenedores escolares sofrem com mensalidades não pagas. 

E para muitas instituições, fazer a cobrança das mensalidades atrasadas é um desafio, já que uma série de fatores levam à inadimplência escolar, desde o desemprego até a falta de organização dos responsáveis financeiros. O assunto é sensível, mas as escolas precisam fazer negociações e cobrar as mensalidades. Caso contrário, todo o planejamento financeiro escolar é afetado. 

Nesses casos, as escolas parceiras do isaac têm a facilidade de contar com os serviços do software escolar. A plataforma de soluções financeiras também é responsável por cobrar as mensalidades, negociar boletos atrasados e oferecer condições especiais de pagamento. Assim, a instituição de ensino não precisa se envolver diretamente, evitando ruídos entre as famílias e a escola.

2. Filtre na entrada

Antes de celebrar a efetivação de uma nova matrícula, alinhe com sua equipe a importância de fazer a análise do perfil financeiro do responsável pelo pagamento da mensalidade do aluno.

Pedro Neto, advogado especializado no atendimento de escolas e direito educacional, contador, sócio-fundador da Educa Legal e Guimarães Neto Advogados, e responsável pelas relações institucionais no isaac, aconselha a fazer uma consulta paga no SPC/Serasa e a gratuita nos processos judiciais.

Assim, ao analisar esses dados antes mesmo da emissão dos contratos podem contribuir para evitar futuras dores de cabeça.

3. Elabore um bom contrato de serviço

Tenha uma atenção especial na elaboração dos contratos e certifique-se que todas as condições imprescindíveis para a saúde financeira da instituição estejam formalizadas no documento.

É importante ser um contrato físico com assinatura, garantindo uma autenticidade semelhante a um reconhecimento de firma em cartório, além de contar com duas testemunhas.

Se for possível, tenha um segundo contratante. A medida dá ainda mais garantias para a sua escola.

4. Defina uma régua de cobrança para alunos ativos e inativos

Uma dica valiosa é implementar ações preventivas, seja por e-mail, SMS, agenda eletrônica ou até mesmo por um software escolar, como o isaac, que realizam a comunicação entre as instituições de ensino e os responsáveis financeiros.

Segundo a Paula Jorge, diretora comercial do isaac, existem ferramentas inteligentes que podem auxiliar nesse processo. “Para diminuir o descumprimento do pagamento das mensalidades, utilize ferramentas inteligentes que possam enviar notificações automáticas que alertem as famílias e responsáveis sobre o vencimento das mensalidades”.

Depois de otimizar essa etapa de cobrança, você pode definir ações estratégicas personalizadas para cada perfil de aluno, sendo ativo ou inativo.

5. Conheça a real situação do seu cliente

Já refletiu sobre como manter o cadastro atualizado pode ser essencial? Para conhecer a situação de cada cliente, um dos pontos indispensáveis é conferir o histórico de pagamentos e contas.

A consulta do perfil financeiro dos RFs também é importante nessa busca por informações, assim como conversar com a equipe pedagógica.

6. Explore as opções de cobrança extrajudiciais antes de seguir para o judicial

O que você quer é conseguir ter previsibilidade financeira sem dor de cabeça, não é mesmo? Então, antes de ir para a Justiça, processo que pode tornar tudo ainda mais lento e desgastante,veja todas as outras possibilidades que existem para fazer a cobrança. 

Além de oferecer essa previsibilidade financeira de maneira descomplicada, outra solução financeira escolar oferecida pelo isaac é a negociação de mensalidades atrasadas. Isso pode facilitar muito a sua gestão financeira escolar! 

7. Defina uma política de negociação de débitos

Para reduzir a inadimplência, é fundamental elaborar uma política de negociação de débitos. Isso tudo precisa estar definido com muita clareza na instituição. Por aqui, Pedro Neto deixa quatro reflexões que devem ser feitas pelos diretores: régua e alçadas de descontos, parcelamento, meios de pagamento e termos de confissão de dívida.

O instrumento de confissão de dívida é um contrato firmado entre duas ou mais partes, e constitui ao credor uma garantia legal para o pagamento do valor devido pelo inadimplente. Em outras palavras, é um instrumento jurídico que formaliza uma promessa de pagamento do devedor para o credor.

Ter essa política ajuda a manter as mensalidades em dia, colaborando para que o planejamento financeiro escolar possa ser realizado.

8. Defina uma meta e acompanhe a evolução

‍Coletar e analisar dados é uma boa prática que deve ser adotada em toda gestão escolar. Para isso, é necessário preparar relatórios, gerar métricas que sejam claras e, caso sua escola não conte com um sistema, utilizar o Excel para organizar todas as informações em planilhas.

Para facilitar, deixe sempre em dia as contas a receber e pagar, assim como mantenha atualizado o número de inadimplência.

Feito isso, converse com sua equipe para elaborar uma meta e, então, com base nos números, acompanhe a evolução.

9. Não tenha medo de cobrar

Como já falamos por aqui, pode até ser uma situação difícil para alguns diretores, mas não há motivos para ter medo de cobrar. “Relação com o pai requer zelo, mas não é intocável”, destaca Pedro Neto.

Uma recomendação é conversar com os responsáveis financeiros e propor acordos financeiros que sejam bons tanto para os responsáveis quanto para a instituição de ensino.

E se a cobrança não estiver funcionando, é necessário mudar a estratégia. Mesmo que isso signifique contar com a ajuda de uma empresa especializada.

10. Facilite o pagamento

Você já tentou disponibilizar mais meios de pagamento para os responsáveis? Essa pode ser uma boa maneira de reduzir o atraso nas mensalidades.

Outro ponto de grande importância é focar em ter uma equipe exclusiva de suporte para dúvidas e cobranças. Paula Jorge sugere, ainda, que esses colaboradores busquem entender e descobrir o principal motivo que leva as famílias à inadimplência.  

Como o isaac pode ajudar na gestão financeira escolar?

Ao colocar em prática as dicas acima você já conseguirá criar e manter uma boa organização financeira escolar. Com isso, será possível investir em educação com responsabilidade e visando o crescimento.

Como citamos em algumas dicas acima, um bom parceiro como isaac pode fazer toda a diferença no processo de gestão financeira escolar. O isaac educação é a maior plataforma de soluções financeiras para escolas do Brasil! Isso significa que nós descomplicamos assuntos financeiros e burocráticos, facilitando a rotina de gestores e mantenedores de escolas. 

Para te ajudar a organizar as finanças escolares, nós garantimos mensalidades em dia, fazemos a gestão da inadimplência, negociamos com os responsáveis e muito mais! Quer saber como o isaac pode contribuir para a sua escola? Entre em contato e conheça nossas soluções financeiras escolares

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Mensalidades em dia, o ano todo, sem dor de cabeça
Quero o isaac na minha escola
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