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Entenda como é crucial manter as finanças em dia para as instituições que desejam crescer e investir ainda mais em educação!
Organizar as finanças escolares é uma prática que toda escola precisa fazer. Afinal, essa organização aliada à educação financeira ajuda a ter previsibilidade financeira para assim tomar decisões estratégicas com mais confiança.
No entanto, nem sempre é fácil realizar essa tarefa, pois não é possível prever que o orçamento da instituição de ensino conseguirá cobrir todas as despesas, os gastos escolares e os investimentos todos os meses, conciliando com problemas relacionados a inadimplência, por exemplo.
Pensando nesse desafio, preparamos um artigo com 10 estratégias para te ajudar a organizar as finanças do seu colégio. Veja!
Organizar ou controlar as finanças escolares ajuda a instituição a tomar decisões estratégicas, embasadas e bem informadas acerca do financeiro.
Ao implementar estratégias para economizar nas despesas escolares, a instituição pode investir em recursos adicionais para aprimorar a educação, criando projetos inovadores e recursos atrativos que ajudem a reduzir a evasão escolar.
Além disso, a organização financeira fortalece o relacionamento com os responsáveis, pois é mais fácil confiar em instituições transparentes e bem gerenciadas, criando uma base sólida de confiança mútua.
Para uma gestão escolar de sucesso, montar um orçamento é essencial, pois ele poderá nortear as próximas ações que a instituição fará. Para criar o seu orçamento, você pode seguir algumas dicas. Veja quais são!
Essas táticas simples ajudam a montar um orçamento eficaz para a escola. Mas, para melhorar ainda mais a gestão financeira, não deixe de conferir as estratégias do próximo tópico que oferecem orientações valiosas sobre como aprimorar ainda mais a organização das finanças escolares!
Planejar as finanças escolares é fundamental para o sucesso de uma instituição educacional. O controle financeiro escolar não apenas garante uma gestão eficiente dos recursos, mas também permite realizar investimentos estratégicos, como o marketing digital para escolas.
Por isso, confira a seguir 10 estratégias poderosas para ajudar você a aprimorar a organização financeira do seu colégio!
Sabemos que não é uma tarefa fácil cobrar os responsáveis financeiros (RFs) com as mensalidades atrasadas. Afinal, são inúmeros fatores que podem levar à inadimplência, desde o desemprego até a falta de controle financeiro dos responsáveis.
No entanto, é preciso saber que essa dor atinge a grande maioria das escolas. Um levantamento da WPensar, sistema de gestão escolar, revela que 86% dos mantenedores escolares sofrem com mensalidades não pagas.
Dado esse fator, embora pareça um desafio, cobrar as mensalidades e realizar negociações é fundamental.
Antes de celebrar a efetivação de uma nova matrícula, alinhe com sua equipe a importância de fazer a análise do perfil financeiro do responsável pelo pagamento da mensalidade do aluno.
Pedro Neto, advogado especializado no atendimento de escolas e direito educacional, contador, sócio-fundador da Educa Legal e Guimarães Neto Advogados, e responsável pelas relações institucionais no isaac, aconselha a fazer uma consulta paga no SPC/Serasa e a gratuita nos processos judiciais.
Assim, ao analisar esses dados antes mesmo da emissão dos contratos podem contribuir para evitar futuras dores de cabeça.
Tenha uma atenção especial na elaboração dos contratos e certifique-se que todas as condições imprescindíveis para a saúde financeira da instituição estejam formalizadas no documento.
É importante ser um contrato físico com assinatura, garantindo uma autenticidade semelhante a um reconhecimento de firma em cartório, além de contar com duas testemunhas.
Se for possível, tenha um segundo contratante. A medida dá ainda mais garantias para a sua escola.
Uma dica valiosa é implementar ações preventivas, seja por e-mail, SMS, agenda eletrônica ou até mesmo por meio de aplicativos que realiza a comunicação entre as instituições de ensino e os responsáveis financeiros (RFs).
Segundo a Paula Jorge, diretora comercial do isaac, existem ferramentas inteligentes que podem auxiliar nesse processo. “Para diminuir o descumprimento do pagamento das mensalidades, utilize ferramentas inteligentes que possam enviar notificações automáticas que alertem as famílias e responsáveis sobre o vencimento das mensalidades”.
Depois de otimizar essa etapa de cobrança, você pode definir ações estratégicas personalizadas para cada perfil de aluno, sendo ativo ou inativo.
Já refletiu sobre como manter o cadastro atualizado pode ser essencial? Para conhecer a situação de cada cliente, um dos pontos indispensáveis é conferir o histórico de pagamentos e contas.
A consulta do perfil financeiro dos RFs também é importante nessa busca por informações, assim como conversar com a equipe pedagógica.
O que você quer é conseguir ter previsibilidade financeira sem dor de cabeça, não é mesmo? Então, antes de ir para a Justiça, processo que pode tornar tudo ainda mais lento e desgastante, veja todas as outras possibilidades que existem para fazer a cobrança.
Para reduzir a inadimplência, é fundamental elaborar uma política de negociação de débitos. Isso tudo precisa estar definido com muita clareza na instituição. Por aqui, Pedro Neto deixa quatro reflexões que devem ser feitas pelos diretores: régua e alçadas de descontos, parcelamento, meios de pagamento e termos de confissão de dívida.
Segundo o Google, o instrumento de confissão de dívida é um contrato firmado entre duas ou mais partes, e constitui ao credor uma garantia legal para o pagamento do valor devido pelo inadimplente. Em outras palavras, é um instrumento jurídico que formaliza uma promessa de pagamento do devedor para o credor.
Ter essa política ajuda a manter as mensalidades em dia, colaborando para que o planejamento financeiro escolar possa ser realizado.
Coletar e analisar dados é uma boa prática que deve ser adotada em toda gestão escolar. Para isso, é necessário preparar relatórios, gerar métricas que sejam claras e, caso sua escola não conte com um sistema, utilizar o Excel para organizar todas as informações em planilhas.
Para facilitar, deixe sempre em dia as contas a receber e pagar, assim como mantenha atualizado o número de inadimplência.
Feito isso, converse com sua equipe para elaborar uma meta e, então, com base nos números, acompanhe a evolução.
Como já falamos por aqui, pode até ser uma situação difícil para alguns diretores, mas não há motivos para ter medo de cobrar. “Relação com o pai requer zelo, mas não é intocável”, destaca Pedro Neto.
Uma recomendação é conversar com os RFs e propor acordos financeiros que sejam bons tanto para os responsáveis quanto para a instituição de ensino.
E se a cobrança não estiver funcionando, é necessário mudar a estratégia. Mesmo que isso signifique contar com a ajuda de uma empresa especializada.
Você já tentou disponibilizar mais meios de pagamento para os responsáveis? Essa pode ser uma boa maneira de reduzir o atraso nas mensalidades.
Outro ponto de grande importância é focar em ter uma equipe exclusiva de suporte para dúvidas e cobranças. Paula Jorge sugere, ainda, que esses colaboradores busquem entender e descobrir o principal motivo que leva as famílias à inadimplência.
Ao colocar em prática as dicas acima você já conseguirá criar e manter uma boa organização financeira escolar. Com isso, será possível investir em educação com responsabilidade e visando o crescimento.
Mas, além de seguir boas estratégias financeiras, contar com um parceiro para facilitar esse desafio e impulsionar a gestão financeira da sua instituição, como o isaac, pode te ajudar! O isaac é uma plataforma especializada em serviços financeiros para a sua escola.
Com ele, você pode acessar soluções específicas que ajudam a sua instituição a ter segurança financeira. Um exemplo disso é a solução de gestão de inadimplência, que permite que a sua escola receba todas as mensalidades e consiga ter uma previsibilidade financeira melhor!
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