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Conheça estratégias capazes de melhorar a captação de alunos, levando a escola a crescer e evitando contratempos na reta final da campanha de matrícula escolar
Não é simples organizar uma campanha de matrícula e rematrícula. Trata-se de uma ação que se estende por meses e cobra a atenção de diferentes áreas da instituição de ensino, num momento em que o final do ano letivo se aproxima e gera outras demandas internas.
Por outro lado, a captação de alunos e a retenção dos estudantes atuais é crucial para os planos futuros. Como organizar a ação para que a campanha alcance o maior sucesso possível e apoie o crescimento da escola?
Para Camila Mundim, gerente de produto de matrículas do isaac, o melhor caminho é antecipar matrículas, utilizando incentivos. Para isso, é crucial partir de uma estratégia bem definida.
“É fundamental organizar o jogo, com base num planejamento amplo, apoiado numa estratégia clara, que se desenha com base em poucas e grandes decisões”, ela argumenta.
“Depois, quando o ciclo de matrículas e rematrículas têm início de fato, fica mais fácil fazer o acompanhamento, tomando pequenas decisões repetidas, sem precisar mudar o rumo no meio da ação”.
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Realizar o planejamento estratégico da campanha é uma tarefa desafiadora, já que ainda não estão disponíveis muitas informações relevantes para o ano seguinte, como a inflação anual e o valor do dissídio das categorias profissionais que atuam com educação.
Por isso mesmo, nesta etapa de desenho da campanha, é crucial tomar algumas decisões importantes, envolvendo aspectos que apontam onde a escola pretende chegar no ciclo seguinte. São eles:
Se existem planos de fazer obras, seja com novas unidades, seja com melhorias de grande porte nas salas de aula ou nas áreas de lazer, de refeitório e de prática de esportes, o orçamento previsto deve ser levado em consideração.
Com dados da escola em mãos, incluindo os resultados financeiros dos últimos anos e a taxa de retenção das campanhas anteriores, é possível projetar metas claras para o próximo ano – o ideal é que sejam ambiciosas, mas realistas.
Qual o número de estudantes atual? Qual o objetivo para o ciclo seguinte? Em que séries é mais interessante buscar um crescimento consistente? Responder a estas perguntas faz toda a diferença no planejamento da campanha de matrícula.
Outra informação relevante a ser definida é o valor que será cobrado, de acordo com a etapa de ensino. Esse dado surge de uma análise de mercado, e dos valores praticados pela concorrência, mas também das metas da instituição.
Também é importante definir as premissas básicas que vão nortear a campanha, especialmente três:
Mundim recomenda que as ações provoquem nas famílias o sentimento de que elas estão diante de uma oportunidade.
"É importante provocar a sensação de que a pessoa está perdendo alguma coisa, que ela pode deixar de aproveitar uma condição especial, ou mesmo correr o risco de perder a vaga", ela indica.
Na medida em que a ação se desdobra, algumas estratégias são úteis:
É uma forma válida, e muito usada pelas escolas, de valorizar os clientes atuais. E ajuda a antecipar parte das rematrículas, o que distribui melhor os esforços da equipe envolvida com a campanha.
Não é necessário apenas oferecer descontos financeiros, mas também em outros serviços, como materiais didáticos, transporte ou alimentação. Disponibilizar brindes úteis também pode funcionar.
Realizar palestras e eventos de apresentação da escola, incluindo discursos de sucesso de alunos e ex-alunos, costuma reforçar o vínculo com as famílias.
O planejamento então se desdobra na estratégia comercial e na estratégia de marketing, que precisam caminhar lado a lado, de forma alinhada. As informações precisam ser bem compartilhadas – e seguidas à risca.
“Se um pai participou de um evento de apresentação e tem a chance de fazer a matrícula com um bom desconto, apenas naquele dia, não é recomendável mudar a regra e oferecer o mesmo benefício depois de uma semana”, exemplifica a gerente.
Quando se trata de distribuir as informações para os atuais clientes, um bom kit de matrícula pode ser muito útil. A especialista sugere que ele inclua uma carta da direção, com uma mensagem de acolhimento, um balanço do ano atual e perspectivas para o próximo.
Mas, principalmente, ele precisa envolver um passo-a-passo da matrícula, de forma simples e direta, definindo condições comerciais, deixando claro datas e valores e informando onde e como pagar.
“É importante que seja um material objetivo, que mande para um site, um canal para a pessoa que quer mais informações”, diz ela. As redes sociais e os canais de comunicação direta com os pais podem ser utilizados como reforço, especialmente quando se aproximam datas importantes para contar com benefícios.
Na medida em que a campanha de matrícula e rematrícula avança, as condições para o pagamento podem mudar, especialmente quando a escola prevê incentivos para quem antecipa a decisão de renovar os contratos.
Nestes casos, é necessário atualizar os boletos, geralmente de forma manual, o que toma um tempo precioso das equipes, num momento tão estratégico para a instituição de ensino.
A fim de atender a esta dificuldade, o isaac, a maior plataforma de soluções financeiras feita para instituições de ensino particulares, lançou uma resolução capaz de levar agilidade e assertividade para este momento da gestão escolar.
As mais de 1.700 escolas parceiras, distribuídas por todo o país, contam agora com uma ferramenta de campanha de rematrícula inserida dentro da plataforma isaac. Ela permite que os gestores configurem valores de acordo com a etapa da campanha.
A partir do momento em que a estratégia estiver definida e a programação de valores e datas inserida, tudo o que os gestores precisam fazer é acompanhar os resultados, sem precisar reajustar os documentos um a um, de forma manual, inclusive nos casos em que a família por algum motivo deixou de fazer um pagamento no dia previsto.
Já o responsável financeiro tem acesso a informações na palma da mão, de forma objetiva e transparente. Identifica, inclusive, quais são os benefícios de antecipar a campanha de matrícula escolar.
É graças a soluções como esta, voltadas para as necessidades dos gestores, que as escolas alcançam resultados capazes de fazer toda a diferença para suas estratégias de crescimento: as instituições de ensino parceiras do isaac, que atendem a mais de 650 mil alunos, registram, em média, 9% de aumento de número de estudantes matriculados.
Saiba mais sobre o isaac!
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