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Por conta de sua larga experiência de mercado, a Corus tem informações suficientes para afirmar que a maior parte das escolas ainda trabalha com recursos de gestão orçamentária muito aquém dos recomendáveis. Essa constatação passa ao largo do tamanho ou mesmo do sucesso mercadológico da escola. Existem, e não são poucas, escolas de grande porte, com sucesso no seu produto, mas que trabalham num regime que se aproxima do modelo de “voo cego”.
Essa prática, porém, tem se tornado cada vez mais insustentável. A competição no mercado do ensino privado tem aumentado por uma série de fatores que valeriam um artigo só sobre isso. Para resumir a história: a qualidade da oferta tem aumentado bastante e isso tem exigido das escolas uma profunda profissionalização da gestão. A leitura da Corus sobre esse momento indica que há espaço para todo tamanho e tipo de escola nesse mercado, mas o sarrafo da qualidade subiu de nível. As empresas familiares, que compõem a grande maioria das escolas, vão continuar existindo – mas para isso elas terão de aprimorar a gestão.
Nosso mundo, de fato, mudou bastante – e vai continuar mudando. O espaço para o sucesso de escolas no modelo “voo cego”, que existia anteriormente, está deixando de existir.
É evidente que existe um espaço imenso entre esse modelo “voo cego” e o estado da arte na gestão. São inúmeros os passos a serem dados – mas com especial atenção, energia e cuidado nos primeiros, pois são eles que darão suporte aos passos seguintes.
Entre esses primeiros passos, sem dúvida a elaboração e o acompanhamento de um orçamento, de um lado, e o dimensionamento dos indicadores de desempenho econômico da escola, de outro, têm uma importância significativa.
No que se refere a orçamento, podemos alinhar as grandezas que a escola precisa dimensionar e projetar: receitas com anuidades; folha de pagamento; despesas não salariais; movimentação financeira (entradas e saídas) de atividades extras oferecidas às famílias; investimentos; pagamentos de empréstimos e parcelamentos; e, por fim, a distribuição de lucros entre os sócios.
Alguns desses tópicos deverão se subdividir em outros. Por exemplo: para prever a receita com anuidades, a escola deverá projetar o número de alunos por curso, as bolsas, os descontos e a inadimplência.
Esse trabalho de fatiamento das premissas e de geração de um orçamento estruturado pode parecer complexo, mas ele é fundamental para uma gestão empresarial bem direcionada. A partir de premissas bem dimensionadas e adequadamente tratadas para efeito de projeção, a escola terá condições de responder a algumas questões fundamentais para sua análise empresarial: o negócio é lucrativo? Se sim, qual é a margem de lucro? Se não, qual é a distância que existe para o equilíbrio? Qual é a distribuição do resultado da escola entre os cursos que ela oferece? Alguns estão deficitários e outros superavitários? Qual é a projeção de fluxo de caixa até o final do ano? Vai faltar dinheiro? Se sim, quanto e quando? Haverá espaço para distribuir lucros? Se sim, quanto e quando?
O fato é que a maior parte das escolas que opera hoje no mercado não sabe as respostas para as perguntas acima. É importante notar que, do ponto de vista empresarial, essas perguntas podem ser consideradas básicas para um investidor. Dificilmente um player novo entra em um negócio – de qualquer setor – sem ter um dimensionamento confiável da sua capacidade de geração de caixa.
Obter essas respostas demanda, por certo, uma organização mínima do setor administrativo-financeiro de uma escola. Esse ponto é crucial: não é tão difícil quanto pode parecer. O ponto chave é contar com profissionais internos e/ou externos que tenham conhecimento dessas ferramentas básicas. Além disso, dar-lhes condições de trabalho para desenvolver as análises e os relatórios adequados.
As conquistas advindas da utilização de um orçamento estruturado são importantes, mas não representam um fim em si. É vital que a escola enxergue o caminho que está trilhando, mas o valor dessa informação só será pleno se ela conseguir entender quais são os ajustes de rota que ela precisa fazer. E é nesse momento que entram em cena os indicadores.
O conceito de indicadores está na natureza do trabalho de uma escola – afinal, ela está constantemente avaliando, de forma quantitativa, seus alunos em diferentes quesitos. O cliente de uma escola tem, durante o ano, relatórios completos sobre seu desempenho nas diversas áreas, sempre tendo muito claro a que distância está do mínimo aceitável em cada uma delas.
Não seria fenomenal se todas as escolas tivessem também um “boletim” sobre seus indicadores de desempenho na área econômico-financeira? Já que estamos usando um linguajar bem da área, podemos dizer o seguinte: isso é possível, mas elas precisam fazer direitinho a sua lição de casa.
O primeiro passo para se chegar a esse controle de indicadores já foi abordado aqui: é a realização de um trabalho adequado de planejamento e controle orçamentário. Dado esse passo, a escola poderá chegar, sem grande dificuldade, aos seus indicadores de desempenho.
Quais são os indicadores mais importantes? São aqueles que têm a maior sensibilidade no desempenho financeiro de uma escola, a saber: percentual consolidado de bolsas obrigatórias; percentual consolidado de descontos voluntários; percentual consolidado de bolsas e descontos concedidos; inadimplência; incidência da folha de pagamento sobre a receita; incidência de cada um dos itens de custo não salariais sobre a receita; margem de lucro. A lista não para por aqui, mas esses são, sem dúvida, os mais sensíveis.
Cada um deles vai exigir alguns cuidados técnicos, como a apuração correta do volume salarial da escola e a mensuração adequada da taxa de encargos sobre salários a ser utilizada. Aqui também seria o caso de um artigo exclusivamente para tratar desses cuidados – o que não é a finalidade nesse momento.
Quando a escola chegar ao seu “boletim”, ou seja, ao seu mapa de indicadores, vai faltar somente mais um passo para esse trabalho ficar completo: comparar cada um deles com os padrões de mercado. Sabe o resultado do hemograma que os médicos costumam nos pedir? Ele sempre vem acompanhado de uma tabela de normalidade de cada um dos indicadores ali presentes. Assim o relatório fica completo: com o seu resultado e com a análise sobre como ele se encaixa quando comparado com os padrões desejados.
O acesso aos padrões de mercado, porém, não depende somente da própria escola. Ela consegue, com esforço próprio, chegar aos próprios indicadores. O trabalho terá avançado bastante, mas ainda não estará completo.
O mercado do ensino privado é um dos mais fechados da economia. As escolas, em geral, oferecem grande resistência em ceder seus dados para análise técnica – em boa parte, por receio de que isso vá parar nas mãos da concorrência.
A obtenção desses dados depende de um tripé bastante sensível: conhecimento de mercado, acesso às informações de uma grande quantidade de escolas e confiabilidade. Somente com esses três requisitos se pode construir uma base sólida de indicadores de mercado.
Em um mercado tão restritivo assim, a Corus se orgulha de deter essas três capacidades. Entende do mercado, tem os dados das escolas e tem a confiança no que se refere ao resguardo do sigilo. Os dados individuais de cada escola pertencem a ela e são indevassáveis. As estatísticas sobre esses dados, porém, pertencem à Corus.
A parceria Corus e isaac avançou bastante nos últimos anos e, no momento atual, já propicia às escolas isaac que tenham acesso ao banco de dados de indicadores da Corus. Essa é a parte que faltava para a consolidação de um quadro amplo de indicadores comparados de sua escola. Essa ferramenta tem o potencial de catalisar a qualidade da sua gestão.
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