O relacionamento entre uma escola e uma família é longo e rico. A partir do momento em que escolhem uma instituição de ensino onde matricular uma criança, os responsáveis confiam a uma equipe de profissionais a formação educacional – e, claro, a segurança física e emocional – de uma vida que ainda é frágil. 

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Afinal, tudo o que acontece em sala de aula e nos demais ambientes, como o pátio, vai ter impacto decisivo para a formação de uma criança, né?

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Se uma família inicia uma relação com uma instituição de ensino ainda na pré-escola e prossegue até o ensino médio, então, este será um casamento marcante. Aliás, a experiência pode se estender por um tempo semelhante à média de duração de um relacionamento formal entre casais no Brasil: 13,3 anos, segundo dados de 2020 do IBGE - Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística. 

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Para os menores, essa fase vai marcar todo o período de formação, não apenas pedagógica, mas também moral, ética e social. Muitas amizades que surgem nos bancos escolares vão se estender até o fim da vida.

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Nesse contexto, é de se esperar que essa relação de longo prazo tenha altos e baixos, certo? 

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É muito provável, inclusive, que, ao longo de tantos anos, as crianças encontrem dificuldades no processo de ensino. E também é de se esperar que os responsáveis encarem dificuldades financeiras – elas provavelmente surgiriam de toda forma, mesmo que não acontecessem crises planetárias como a pandemia global iniciada no final de 2019. 

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Problemas com a renda das famílias são um dos principais motivos para a evasão de uma escola particular. De acordo com um estudo produzido pela FGV - Fundação Getúlio Vargas, publicado em janeiro de 2022 e que avaliou entradas e saídas nas instituições de ensino durante o período da crise sanitária provocada pela Covid-19, a evasão escolar alcançou, em 2020, o mesmo recorde negativo que havia sido registrado 14 anos antes. Entre as causas para abandono, dificuldades financeiras respondem por 27% do total. 

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O desemprego e a queda no salário podem forçar um divórcio na relação entre famílias e escolas, com o rompimento de uma relação que prejudica, inclusive, o processo de formação dos jovens. Mas não precisa ser assim. Existem formas de lidar com a inadimplência, sem romper o vínculo nem prejudicar o fluxo de caixa das escolas. 

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Afinal, a falta de pagamentos tende a aumentar a evasão, o que prejudica seriamente o atendimento aos alunos – e, no limite, coloca em risco a própria existência da empresa. Este ciclo negativo, marcado por sérias tensões, pode ser revertido e transformado em um momento de diálogo positivo.

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Conheça agora 5 estratégias eficientes para uma escola não deixar de cobrar, sem comprometer o relacionamento com alunos e responsáveis, nem correr o risco de ver a evasão escolar aumentar. 

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1. Apostar na comunicação com as famílias dos alunos

Quando os responsáveis financeiros já mantêm, no dia a dia, uma relação saudável com as escolas, tudo fica mais fácil quando surge uma crise. Para isso, é importante conhecer um conceito recente, que ganhou enorme importância durante o período de isolamento social: omnichannel.

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A proposta é simples: atendimento em múltiplos canais interligados, de forma que cada perfil de cliente seja atendido da maneira como prefere. Uma família que gosta de conversar por telefone, por exemplo, exige esta opção. Mas outros responsáveis financeiros podem utilizar canais de WhatsApp, ou pelo site da empresa. E a conversa presencial permanece muito importante. 

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O crucial é garantir que uma troca de informações iniciada num canal tenha continuidade no outro. E é aí que está o desafio: instaurar plataformas que permitam unificar e, até mesmo, automatizar parte do atendimento, e assim garantam que o histórico de contatos seja preservado e a atenção às famílias aconteça de forma fluida ao longo dos anos.

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2. Monitorar e prevenir

As escolas têm muito a ganhar quando contam com uma equipe de gestão financeira, própria ou terceirizada, capaz de não apenas registrar boletos pagos de forma passiva, mas também extrair inteligência das informações. Por exemplo, se uma família está atrasando os pagamentos alguns poucos dias, por meses seguidos, por que não entrar em contato para entender o que está acontecendo?

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Conduzido com empatia e delicadeza, este contato proativo pode fortalecer a relação da escola com a família, que pode se sentir acolhida em um possível momento de instabilidade. 

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Oferecer alternativas, explicar a política da escola, detalhar o que diz a legislação, pode garantir não apenas a manutenção dos pagamentos, como também deixar claro para os responsáveis financeiros que a instituição de ensino é solidária e aberta ao diálogo. 

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3. Abordar com objetividade

Quando mensalidades atrasadas acumulam, não há outra saída a não ser procurar os responsáveis financeiros e propor, com firmeza e tranquilidade, alternativas para a quitação. É do interesse dos familiares também, porque, ao final de um período letivo, eles não serão autorizados, por lei, a renovar as matrículas – e pode ser que nem saibam disso, até que seja tarde demais.

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Esta é uma etapa muito importante do processo delicado de cobrança: encontrar o melhor canal, que funcione para cada caso, e então oferecer as informações necessárias. Sabendo que, certamente, a pessoa que está do outro lado está passando por dificuldades e pode não reagir bem à abordagem, ao menos num primeiro momento. 

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De outro lado, esta capacidade de dialogar pode ser um diferencial competitivo para uma escola, que, com o caixa em dia, pode apresentar melhores resultados no cotidiano, com salas de aula, laboratórios e equipamentos atualizados, além de um corpo de professores e funcionários motivado. 

4. Estabelecer um procedimento padrão

Levar em consideração a situação de cada família é importante. Mas, para negociar acordos, de forma justa e objetiva, é crucial definir regras claras e universais. Manter e comunicar uma política de parcelamento e de descontos para quitação de pendências evita contratempos com os responsáveis financeiros. 

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Aliás, é importante tomar cuidado com as condições, para evitar que a dívida apenas seja rolada para o futuro, sem solucionar o problema nem garantir a estabilidade financeira das escolas.    

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5. Terceirizar o atendimento

Não há nada mais constrangedor do que deixar um filho na porta da escola e ser chamado, diante dos pais, para conversar na secretaria. A exposição de problemas financeiros, inclusive diante de famílias de outros alunos, ou mesmo dos professores das crianças, deve ser evitada a todo preço. Mas como evitar este constrangimento e abordar os responsáveis financeiros inadimplentes da melhor maneira?

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Um caminho é manter um departamento de gestão de cobranças dentro da escola. É possível, mas este não é o foco da empresa, que foi criada para educar e formar. Por que não, então, contar com o suporte de uma empresa especializada, com know how para abordar os familiares da forma mais assertiva e delicada possível?

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Essa é a proposta do isaac. A empresa tem por missão impulsionar escolas para transformar o amanhã, garantindo a sua receita mensal, sem atrasos e com total transparência. 

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Assim, os familiares contam com um canal exclusivo e uma plataforma fácil de acessar e visualizar. E as escolas contam com previsibilidade de caixa. Assim, melhoram a comunicação com as famílias dos alunos, cobram os inadimplentes com seriedade e profissionalismo e evitam a evasão escolar.

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isaac indica

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