A importância da saúde financeira para a sua escola

Uma instituição privada de ensino só será efetivamente bem sucedida se tiver um bom projeto pedagógico, que mantenha os alunos inscritos ano após ano e que atraia novos estudantes a cada novo período letivo. Isso é indiscutível. 

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No entanto, a Educação não é o único fator essencial para o êxito de uma escola. No que diz respeito à manutenção e crescimento de um colégio, a verdade é que a sua saúde financeira anda lado a lado com a qualidade do seu ensino. 

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Por isso, relembramos aqui os principais motivos pelos quais você, gestor, deve dar máxima atenção ao assunto. Além disso, desenvolvemos um artigo recheado de dicas de como cuidar da saúde financeira da escola que você gere com tanta dedicação.

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Tudo começa pela manutenção

Uma escola não é um negócio simples de se manter. Para começar, ela precisa de um espaço considerável para funcionar. Depois ela precisa de muitos materiais básicos, como carteiras escolares, lousas, mesas para os professores em sala de aula e na sala dos professores, móveis e eletrônicos para áreas, como a secretaria e centenas de outras miudezas que vão de papel e lápis, até materiais esportivos e artísticos. E tudo tem que estar em um bom estado de conservação.

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Depois tem o mais importante: o capital humano da instituição. Professores, profissionais administrativos, responsáveis pela manutenção e limpeza da escola e todos aqueles que fazem, de fato, a escola funcionar e que devem ser pagos mensalmente.

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E tudo isso tem um custo, não é mesmo? Um custo alto e recorrente que só pode ser honrado quando o fluxo de caixa escolar está positivo. Aqui já fica claro que até para “simplesmente” se manter, é preciso que a saúde financeira da escola esteja em dia. 

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Caso contrário, inicia-se rapidamente um processo de degradação e de endividamento que pode vir a ser irremediável.

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Dica: como manter o fluxo de caixa escolar

Na teoria, manter o fluxo de caixa é um daqueles itens que não deveria ter segredo: basta ter a certeza de que o dinheiro que entra é superior ao dinheiro que sai. Mas, o setor educacional privado tem um grande obstáculo para se chegar neste aparentemente simples objetivo. Trata-se da inadimplência escolar.

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Por mais organizada que a gestão escolar seja em relação à quantidade de dinheiro que deve ser investida na manutenção da instituição todos os meses, ela não consegue ter 100% de certeza de que todas as mensalidades, a sua principal (e talvez até única) fonte de renda, serão pagas no prazo correto. 

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Existem duas formas de resolver este problema. A primeira é a clássica: realizar a cobrança das mensalidades atrasadas. Isso deve ser feito com respeito, empatia e sem gerar constrangimentos aos envolvidos.

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É muito importante não deixar que a situação saia do controle, aumentando o endividamento dos pais e levando a escola a ficar com o fluxo de caixa negativo, resultando em atraso no pagamento de professores e funcionários e na falta de dinheiro para a manutenção física da escola. 

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O problema? Realizar ações de cobrança, ainda que importante, não é garantia de uma resolução rápida. É aí que entra a segunda forma de se contornar a questão. A sua escola pode ter como parceiro uma plataforma de gestão financeira como o isaac, que, além de realizar a cobrança nos casos de inadimplência, ainda repassa para a escola o pagamento de todas as mensalidades, inclusive aquelas que estão em atraso. 

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Aliás, você vai notar que, dentre as diversas dicas para saúde financeira da escola que vamos dar neste artigo, muitas podem ser confiadas ao isaac. Afinal, tudo que compete à gestão financeira escolar, compete também ao que uma plataforma como a nossa pode oferecer.

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O que é bom pode melhorar

Como comentamos anteriormente, só manter uma escola já é um grande desafio. E, infelizmente, não é o único. Uma instituição escolar que quer se destacar diante dos concorrentes precisa ter o foco não apenas na conservação da sua estrutura, mas também na sua melhoria.

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É claro que isso tem muito a ver com o aprimoramento de espaços e materiais, mas aqui queremos chamar a atenção para o aperfeiçoamento do seu projeto pedagógico. 

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O mundo muda rápido e os estudantes têm milhões de informações chegando até eles em uma velocidade impressionante, nos mais diversos formatos. A sua escola, como base da educação e do desenvolvimento do discernimento crítico dos alunos, não pode jamais ficar estagnada. 

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É preciso dedicar tempo e investimento para que a sua oferta curricular seja sempre atual e, porque não, inovadora. No entanto, quando a saúde financeira escolar não está em um bom momento, torna-se muito mais complicado ter os recursos, mentais e financeiros, para se dedicar à questão. E isso, ano após ano, pode fazer com que a sua escola vá ficando para trás. 

Dica: como ganhar tempo através da gestão financeira da sua escola

Novamente a dica aqui é dividir para conquistar. Se você, gestor, ou a sua equipe está passando mais tempo às voltas com cobranças, cálculos, dívidas e renegociações do que com o projeto pedagógico da escola, talvez esteja na hora de contar com um parceiro que deixe o seu tempo livre para o que realmente faz a diferença em uma escola: o ensino que ela oferece.

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Uma plataforma de gestão financeira especializada no setor educacional torna-se a sua equipe de finanças, fazendo com que uma enorme fatia do seu tempo e força mental retorne para as suas mãos. Assim, o gestor escolar pode se focar finalmente na sua verdadeira vocação e especialidade.

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Hora de expandir

Caso a sua instituição tenha feito um  planejamento financeiro estratégico para escolas, é possível que um dos objetivos do seu plano esteja relacionado à expansão. E não é por acaso.

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Quando se consegue manter o financeiro da escola em dia, começar a pensar em maneiras sustentáveis de fazer a sua escola crescer é um passo natural. Mas, novamente, a saúde financeira pode ser o grande impulsionador ou o maior entrave dessa meta. 

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Se estar com o fluxo de caixa equilibrado é essencial para a manutenção da escola, e até suficiente para a realização de melhorias pontuais, o mesmo pode não ser o bastante para uma grande expansão. Especialmente se esse equilíbrio ainda está baseado em um controle mensal da sua taxa de inadimplência.

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Afinal, caso alguma grande crise ou outro evento negativo aconteça no país, por exemplo, é possível que o número de atrasos aumente muito de um mês para o outro. 

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Uma expansão sustentável do ponto de vista financeiro é aquela que conta com previsibilidade. Ou seja, ela se baseia ou em recursos extras guardados previamente, ou na certeza de um fluxo de caixa positivo por um bom período de tempo. 

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Lembre-se que expandir, normalmente, não é apenas aumentar o número de matrículas. Uma ampliação significativa usualmente requer que a escola passe a ter mais espaço, mais materiais e também uma equipe maior.

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E tudo isso requer um bom fôlego monetário. E este é mais um motivo pelo qual é tão importante pensar na saúde financeira da sua instituição não apenas no presente, mas também a longo prazo.

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Dica: como melhorar a previsibilidade financeira da sua escola

Já adivinhou, né? Sim, conseguir previsibilidade financeira é, de novo, uma ação que talvez a sua escola tenha dificuldade em alcançar sozinha. Mas com um parceiro como o isaac, fica muito mais fácil.

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A questão aqui tem novamente tudo a ver com a cobertura de todas as mensalidades, todos os meses. Quando você sabe, sem erro e sem surpresas, o quanto vai receber, é possível fazer planos realistas de expansão baseados no fato de que o seu fluxo de caixa não vai ficar desequilibrado da noite para o dia. 

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Essa previsibilidade pode também ser a chave para que parte dos lucros gerados pela sua escola sejam guardados para uma expansão futura. 

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Quer mais dicas para impulsionar a saúde financeira da sua escola? 

Viu como é importante para o presente e para o futuro da sua escola ter sempre uma saúde financeira consistente? 

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Por mais que isso passe por ter que realizar tarefas difíceis como a cobrança de mensalidades atrasadas, garantir um bom fluxo de caixa é o que assegura o pagamento dos funcionários, a manutenção da sua sede e de seus materiais e também o que possibilita o crescimento da sua instituição. 

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E, lembre-se: você não precisa estar sozinho na busca por colocar as contas a seu favor. Além de poder contar com a nossa parceria, saiba que aqui no blog do isaac sempre temos muitas dicas para ter as contas em dia no fim do mês.

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Então, seja como for, conte com a gente.