Relatório de gestão escolar: 5 passos para elaborar

De acordo com a plataforma Statista de organização e visualização de informações, o volume de informações criadas, capturadas, copiadas e consumidas no mudo saltou de 2 zettabytes, em 2010, para 64,2 em 2020. Nunca, na história da humanidade, se produziram tantos dados.

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A previsão da plataforma é de que o total alcance 181 zettabytes em 2025. Esta unidade de medida de armazenamento de dados é tão grande que se torna difícil de visualizar: cada zettabyte representa 1 trilhão de gigabytes, ou 1 bilhão de terabytes, o equivalente a 1.000.000.000.000.000.000.000 bytes.. 

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No ambiente escolar, este volume de informações representa  uma oportunidade: agora é possível avançar mais rápido na direção de uma administração eficiente e baseada em dados. E os relatórios de gestão escolar, que são uma ferramenta de gestão escolar tradicional no setor, se tornaram ainda mais relevantes.

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O que são relatórios de gestão escolar?

Num ambiente de grande competitividade, como é o educacional, a capacidade de coletar dados atualizados, analisá-los e produzir insights relevantes a partir deles pode fazer a diferença para o sucesso de uma instituição de ensino. 

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Conhecer os diferenciais e as fraquezas de uma instituição, de forma detalhada, de acordo com as equipes e as faixas de escolaridade, contribui de forma decisiva para uma escola se manter atualizada e alinhada com as expectativas do mercado.

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Neste contexto, os relatórios são documentos que comunicam para os interessados quais são as informações relevantes de momento e o que elas significam para o presente e o futuro da instituição, de seus colaboradores, seus alunos e os responsáveis financeiros. 

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Em outras palavras, apoiam a gestão escolar em registros e diagnósticos cruciais para a organização continuar crescendo.

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Conheça os principais tipos de relatório para gestão escolar

Os relatórios documentam um esforço de organização e sistematização de dados. Eles são fundamentais para o sucesso da instituição de ensino em diferentes aspectos. Existem alguns tipos de relatório de gestão, e os principais temas que podem ser abordados são:

1. Saúde financeira: O fluxo de caixa, considerando o total de alunos, e a taxa de inadimplência e os custos fixos, varia constantemente. Um bom trabalho a respeito do momento da escola neste quesito ajuda a projetar os próximos passos com segurança – ainda mais quando se conta com um parceiro que habilita novas soluções em gestão de pagamentos, como o isaac.
   
   
2. Infraestrutura: As salas de aula, os laboratórios, as quadras esportivas, as bibliotecas, os espaços de convívio... Eles estão devidamente atualizados? Precisarão de manutenção nos próximos meses? Qual a avaliação de professores, colaboradores, alunos e pais a esse respeito? As respostas a estas perguntas cruciais ocupam um relatório próprio sobre o tema.
   
   
3. Desenvolvimento dos alunos: Aspectos pedagógicos podem – e devem – ser avaliados com rigor. Medir e comparar o desempenho dos estudantes, de diferentes turmas, ou idades, em variadas disciplinas, ajuda a avaliar o desempenho da escola em aspectos que, no final do ciclo de formação, estão entre os que mais importam. Estes dados precisam ser produzidos, analisados e atualizados com frequência.
   
   
4. Clima organizacional: Qual é o grau de comprometimento e de satisfação dos colaboradores com a escola? Eles se sentem valorizados no papel que exercem em relação à formação das próximas gerações? Relatórios voltados para o público interno podem ajudar a entender o quanto a equipe docente se sente ouvida e motivada, e como se dão os fluxos de comunicação com as demais áreas de uma escola.

Como produzir um relatório de gestão escolar

Para  produzir um relatório de gestão escolar eficiente é importante seguir 5 passos:

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1. Defina os objetivos: Uma equipe de gestão pode produzir diferentes relatórios com periodicidades próprias. Para cada um deles, é crucial definir qual é o objetivo central. As metas podem ser várias: avaliar o desempenho acadêmico dos estudantes, medir a saúde financeira da instituição, avaliar a eficiência e a satisfação das equipes e medir os resultados alcançados com investimentos em tecnologia e infraestrutura.

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2. Identifique o leitor: A quem se destina este relatório? Esta é uma questão fundamental para definir a linguagem textual e visual do conteúdo. Um relatório voltado a um órgão regulador, como a secretaria de educação local, tende a ser muito diferente de um balanço das atividades do trimestre apresentado para os responsáveis pelos alunos de uma determinada turma. Muda a diagramação do material, a escolha de fotos e cores e a própria construção de frases.

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3. Colete os dados: Se o relatório se presta a municiar uma nova campanha de marketing no contexto de uma ação de captação e retenção de alunos, o responsável pela elaboração precisa buscar informações detalhadas e atualizadas sobre o total de estudantes da escola, se possível na comparação com anos anteriores, identificando, no passado, qual a taxa de rematrícula é esperada para cada mês da ação. São dados como estes, em diferentes áreas, que vão municiar as equipes.

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4. Produza o conteúdo: Considerando o público-alvo, os prazos e os objetivos, o relatório começa então a ser escrito e editado. Ele precisa atender a todas as possíveis perguntas dos leitores, além de informar com clareza, fazendo referência aos dados de trimestres, semestres e anos anteriores. É crucial evitar a falta de transparência e não cair na tentação de omitir informações, ou de reduzir a importância de dados potencialmente negativos.

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5. Compartilhe com os leitores: Alguns relatórios se prestam a envios por e-mails devidamente selecionados, de autoridades e reguladores. Há aqueles que são compartilhados internamente, com as equipes da escola. Outros podem ser levados à comunidade de pais e, eventualmente, até a sociedade em geral – é o caso do registro de desempenho acadêmico da instituição diante de testes relevantes. O momento da comunicação dos relatórios é importante e precisa ser conduzido com cuidado.

Sua escola é Data-Driven?

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Uma organização data driven é aquela que transforma toda sua cultura de gestão corporativa, de forma que todos os colaboradores, das mais variadas áreas de atuação, passam a se basear em informações atualizadas e confiáveis para produzir insights– cujos resultados são novamente analisados e, se for o caso, levam a ajustes nas práticas, em um processo contínuo de melhoria.

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Na educação não é diferente!  É possível definir novas estratégias de gestão data driven, com um grau inédito de eficiência e de capacidade de inovar. Ao longo de todas as interações que fazem parte de uma instituição de ensino, dados são gerados. Eles são relevantes, e podem ser analisados e interpretados. 

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Nesse contexto, o Isaac, a maior plataforma escolar de soluções financeiras voltada para instituições de ensino particulares, garante o pagamento em dia de todos os valores. Enquanto isso, a gestão inteligente e empática dos pagamentos atrasados fica sob a responsabilidade do parceiro.

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Transforme seus Relatórios com um Sistema de Gestão Escolar

Relatórios de gestão escolar qualificados refletem o momento atual das escolas. O controle das finanças é crucial para garantir o sucesso em diversos aspectos da atuação de uma instituição de ensino, desde as notas dos alunos até o orçamento anual para reformas, passando por estatísticas sobre o pagamento em dia das mensalidades.

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Com uma gestão financeira profissional e focada na geração de dados de qualidade, as escolas podem dedicar mais tempo e atenção a outras tarefas, incluindo a elaboração de relatórios qualificados que ajudam a consolidar uma cultura organizacional produtiva.

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O isaac é o parceiro qualificado, oferece um sistema de gestão escolar que proporciona transparência e eficiência na administração de dados. Atualmente, atende mais de 1.700 escolas em todo o país e beneficia mais de 650 mil alunos, com R$4 bilhões garantidos em pagamentos em dia, resultando em um aumento de 9% no número de alunos matriculados.

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