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Mesmo diante de um cenário desafiador, é possível reter a base atual de alunos, atrair clientes, reduzir a inadimplência e, assim, combinar Educação e gestão
O atual momento é desafiador para as instituições de ensino privadas. Em 2022, o Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo (IPCA) subiu 5,79%, para além dos 10,06% que já haviam se acumulado em 2021, segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE).
A crise sanitária iniciada em 2019, seguida por instabilidade global tanto no plano geopolítico quanto no econômico, reduziram a capacidade de recuperação da economia no longo prazo. Ainda que a taxa de desemprego, no Brasil, tenha seguido uma tendência de queda, ainda é elevada.
Ao final de 2022, mais de 70 milhões de brasileiros estavam inadimplentes, de acordo com a Serasa Experian. Em 2022, a taxa de atraso no pagamento de matrículas alcançou 20,60% na educação infantil e 23,98% no ensino básico.
Como resultado, os colégios privados brasileiros perderam quase 1 milhão de alunos nos dois primeiros anos da pandemia, uma queda de aproximadamente 10% no total de matrículas, segundo o Censo Escolar 2021. Enquanto isso, o setor passa por um momento de reorganização, com o surgimento de novos modelos de escolas e a aceleração de um processo de concentração de instituições nas mãos de grandes grupos corporativos.
Mas períodos de crise costumam proporcionar oportunidades. As escolas particulares têm diante de si a chance de repensar processos, levando a melhor gestão para a missão de educar. Afinal, se a escola for tratada apenas como negócio, pode perder sua essência. Por outro lado, se for tratada apenas pela missão de educar, pode não se sustentar no tempo – dificuldades orçamentárias podem acabar por comprometer a própria qualidade do ensino oferecido.
O conceito em si é simples: sustentabilidade financeira é a busca por equilíbrio no orçamento, de forma que a empresa se mantenha resiliente no longo prazo, sem endividamentos em níveis pouco seguros nem perder a capacidade de investir em infraestrutura e ampliação. Difícil mesmo é colocar esta estratégia em prática, principalmente diante de cenários de dificuldade macroeconômica, como o atual.
É crucial também saber medir, com rigor e transparência, a situação de momento da organização. No caso de instituições de ensino, a sustentabilidade financeira pode ser avaliada a partir de uma série de critérios, como o crescimento da receita, as oscilações no número de alunos, o índice de matrículas renovadas, o tíquete médio e a taxa da inadimplência, que tem impacto direto na receita mensal recorrente.
Para responder a essa pergunta, é importante levar em consideração que aumentar a receita é dez vezes mais eficaz do que diminuir as despesas. Mas como fazer para aumentar a receita? Existem alguns caminhos. Quatro, em especial, se destacam:
Você sabe quais são os critérios que as famílias levam em consideração ao longo do processo de escolha de uma instituição de ensino para os filhos? De acordo com a EY Parthenon Parents Survey, os aspectos mais importantes, e que contribuem para uma escola aumentar a base de clientes, são:
- Qualificação dos professores;
- Comunicação entre escolas e famílias;
- Uso de tecnologia para fins acadêmicos;
- Reputação do sistema de ensino;
- Oferta de contraturno;
- Reputação da marca da escola;
- Infraestrutura da escola.
Após atrair a atenção das famílias, é importante acompanhar a jornada completa, desde o primeiro contato até uma possível confirmação da matrícula. Assim, o relacionamento começa em bases sólidas, porque os futuros clientes se sentem acolhidos e bem orientados. Mesmo que não matriculem seus filhos, podem indicar a instituição para outras pessoas, o que contribui para melhorar a reputação da empresa.
Além disso, não basta concentrar esforços na reta final do ano. Na prática, a captação de alunos acontece o ano inteiro, ainda que em ritmos diferentes.
De acordo com a consultoria Frost & Sullivan, conquistar um cliente é 25 vezes mais caro do que reter um existente. Por isso, entender o momento das famílias, mapeando pontos de insatisfação, é muito importante.
Afinal, mudar a escola de uma criança é uma decisão difícil, que pode ser tomada em função de uma série de motivos, incluindo o preço das mensalidades, problemas de relacionamento do(a) aluno(a), diferenciais pedagógicos da concorrência ou mesmo questionamentos sobre a estrutura ou a capacidade de comunicação da instituição.
O aumento do tíquete médio pode reforçar o caixa e aumentar o vínculo entre as escolas e as famílias, além de diferenciar a instituição de suas concorrentes. Para isso, é importante oferecer alternativas atrativas – elas podem ser identificadas, inclusive, como resultado da comunicação com os clientes, de forma a entender suas demandas.
Garantir a pontualidade dos pagamentos é tão importante quanto reduzir a inadimplência. É com base na estabilidade do fluxo de caixa que qualquer empresa pode garantir a melhor prestação de serviços e a ampliação e a melhoria da infraestrutura.
Esta é uma tarefa árdua e difícil de colocar em prática, sem causar danos na relação com as famílias. O atendimento e o suporte precisam ser ágeis, os meios de pagamento, simplificados, e a comunicação por diferentes canais deve ser proativa, identificando mudanças no comportamento de clientes.
Por exemplo, uma família que passou anos pagando em dia e começa repentinamente a atrasar as mensalidades pode estar enfrentando um período de dificuldades financeiras. Tomar a iniciativa de abrir um diálogo sobre o problema pode reforçar a relação com esta família.
Utilizar softwares e ferramentas de gestão também é útil, assim como definir uma área responsável dedicada a cobranças. Recomenda-se também definir modelos e técnicas de negociação, tornar mais rígida a cobrança após 90 dias e ter disciplina para períodos mais críticos, especialmente no 9º ano do ensino fundamental 2 e no terceiro ano do ensino médio.
É possível cumprir este desafio delegando a difícil missão de monitorar a inadimplência a um parceiro especializado como o isaac. Somos a maior plataforma de soluções financeiras feita para escolas particulares do Brasil.
Nossa missão é ajudar a simplificar o relacionamento entre instituições de ensino e os responsáveis financeiros dos alunos. Assim, a burocracia é diminuída e há uma garantia de receita para a escola. O resultado é menos evasão e mais tempo para a gestão focar no aprendizado.
O isaac conta com mais de mil escolas parceiras em todo o país, mais de 300 mil famílias impactadas em todo território nacional, R$ 2 bilhões garantidos às escolas e 9% de aumento de número de alunos matriculados.
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